No cenário dinâmico da gestão de projectos, em que a precisão e a previsão são fundamentais, o aproveitamento da tecnologia é crucial. O Microsoft Power BI surgiu como um fator de mudança. O Power BI oferece aos gestores de projectos uma plataforma dinâmica para melhorar os seus processos de tomada de decisão.

Neste guia abrangente, vamos explorar como o Power BI pode melhorar cada fase¹ da gestão de projectos. Falamos sobre os aspectos fundamentais de um painel de controlo de gestão de projectos poderoso.

Fase de planeamento do projeto

1. Definir o problema real:

Antes de mergulhar no projeto, é crucial identificar o problema que está a tentar resolver. O Power BI ajuda-o a analisar dados históricos, a identificar padrões e a descobrir problemas subjacentes. Visualize os factores de sucesso e fracasso de projectos anteriores para tomar decisões informadas.

2. Identificar as partes interessadas:

As capacidades do Power BI estendem-se à gestão das partes interessadas. Crie imagens que realcem as várias funções ou indivíduos afectados pelo projeto. Utilize organogramas interactivos para mostrar as suas contribuições e expectativas. Assim, asseguramos o alinhamento desde o início.

3. Definir os objectivos do projeto:

A definição de objectivos explícitos e geríveis é um desafio. As expectativas e objectivos dos intervenientes também podem mudar durante o projeto. A flexibilidade do Power BI permite-lhe adaptar os objectivos à medida que recolhe mais informações. Por exemplo, crie visuais que actualizam os objectivos com base em dados em tempo real.

4. Determinar o âmbito, os recursos e as principais tarefas:

Visualize o âmbito e as tarefas do projeto, estime os prazos e os custos. Isto ajuda a garantir que tem uma compreensão clara dos requisitos de recursos. Utilize o Power BI para dividir actividades complexas com uma Estrutura Analítica do Trabalho (EAP).

5. Preparar-se para compromissos:

O Power BI ajuda a estabelecer um equilíbrio entre tempo, custo e qualidade. Integre os seus dados para criar imagens que mostrem como as variações nestas variáveis afectam os resultados do projeto. Esta transparência facilita a tomada de decisões informadas e o alinhamento das partes interessadas.

Fase de construção do projeto

6. Reúna a sua equipa:

Utilize o Power BI para avaliar as competências necessárias e visualizar a composição da equipa. Utilize imagens para identificar lacunas de competências, planear a formação e equipar a sua equipa para o sucesso.

7. Atribuições de planos:

Criar imagens que facilitem a comunicação transparente dentro da equipa. Visualize tarefas, competências necessárias e conjuntos de competências individuais, assegurando uma dinâmica de equipa coesa.

8. Criar o calendário:

As capacidades do Power BI estendem-se ao agendamento de projectos através de gráficos de Gantt. Desenvolva visuais que ilustram linhas de tempo, identifique caminhos críticos e alinhe com prazos fixos. Mantenha um calendário realista dentro dos limites.

9. Realizar uma reunião de lançamento:

A maioria dos elementos visuais do Power BI são exportáveis para o MS PowerPoint. Durante a reunião inicial, utilize os elementos visuais do Power BI para explicar o plano, os objectivos e o calendário do projeto. Incentive os membros da equipa a darem o seu contributo, promovendo a colaboração e a compreensão partilhada.

10. Elaborar um orçamento:

Utilize o Power BI para criar um orçamento abrangente. Visualize os custos em todas as categorias, procure a opinião das partes interessadas e mantenha a flexibilidade dentro das limitações orçamentais.

Fase de implementação do projeto

11. Acompanhar e controlar o processo e o orçamento:

Instale elementos visuais de monitorização de projectos no Power BI, como a nossa Matriz de Riscos do Power BI. A visualização dos riscos juntamente com o progresso do projeto permite uma visão holística dos potenciais desafios. Veja como:

Avaliação do impacto do risco e da probabilidade: A Matriz de Riscos para o Power BI ajuda a avaliar o impacto e a probabilidade de cada risco. Utilize células com códigos de cores para representar a gravidade dos riscos. Isso permite a rápida identificação de áreas de alto impacto.

Controlo orçamental em tempo real: Combine visuais de controlo orçamental com a Matriz de Riscos. Atribua implicações orçamentais a cada risco identificado, fornecendo uma visão global dos potenciais impactos financeiros. À medida que os riscos evoluem, as visualizações orçamentais são actualizadas em tempo real, garantindo um acompanhamento financeiro preciso.

Perfuração para análise pormenorizada: Faça avançar a Matriz de Riscos através de funcionalidades de pesquisa. O aprofundamento de um risco específico pode incluir uma análise detalhada, mostrando as implicações financeiras relevantes e as estratégias de mitigação necessárias.

12. Resposta flexível às mudanças:

As capacidades de dados em tempo real do Power BI permitem-lhe responder prontamente às mudanças. Visualize os dados para identificar potenciais problemas, permitindo uma tomada de decisão proactiva e correcções de curso.

13. Relatório de progresso:

Crie imagens para as partes interessadas para fornecer actualizações regulares e relatórios de estado. A exportação de imagens para o PowerPoint facilitará as reuniões de estado regulares. O Power BI permite-lhe personalizar relatórios com base nas preferências das partes interessadas, promovendo a transparência e a confiança.

14. Realizar reuniões de equipa semanais:

Utilize o Power BI para estruturar reuniões de equipa em torno de métricas chave. Visualize dados de desempenho, discuta objectivos não atingidos e celebre os sucessos. A ferramenta ajuda a manter o foco nas actividades essenciais e mantém a equipa alinhada.

15. Gerir problemas:

Os visuais do Power BI podem ajudar a identificar e gerir problemas emergentes. Observe a dinâmica da equipa e as métricas do projeto para resolver problemas antes que estes se agravem. Aqui, a Matriz de Riscos ajuda a seguir e a abordar os riscos para evitar resultados adversos.

Fase de encerramento do projeto

16. Avaliar o desempenho do projeto:

Utilize o Power BI para comparar o progresso do projeto com o âmbito inicialmente definido. Visualize as métricas de desempenho para iniciar discussões com as partes interessadas sobre a conclusão e o sucesso do projeto. Além disso, compare as métricas do projeto com os sucessos ou fracassos de projectos anteriores.

17. Fechar o projeto:

Visualize os passos envolvidos na conclusão do projeto. O Power BI ajuda a documentar e a comunicar os processos de encerramento do projeto. Assim, garantimos uma transição suave dos resultados.

Relatório

Integre o Power BI em cada fase do projeto para criar um painel de controlo de projeto abrangente e dinâmico. Nem todos os elementos visuais são obrigatórios, mas a aplicação do Power BI irá ajudá-lo a manter-se no topo do seu projeto em todas as fases. Capacite a sua equipa com informações acionáveis, promova a colaboração e navegue pelas complexidades da gestão de projectos. O sucesso do projeto já não é apenas um objetivo, com o Power BI é uma viagem visualizada.

¹ As fases do projeto neste artigo baseiam-se no artigo seguinte: Harvard Business Review. (2016, 3 de novembro). As quatro fases da gestão de projectos.