Business Intelligence para pequenas empresas - Quando faz sentido? - PARTE 2

Aqueles que conhecem o futuro estão à frente do jogo! Leia em nosso artigo de três partes por que o Business Intelligence é especialmente relevante para as pequenas e médias empresas (PMEs), como o primeiro passo é realmente desafiador, mas também quais são as vantagens essenciais e como você pode abordar todo o tópico de forma eficiente. O especialista em controle e gerenciamento de PMEs Andreas Malik, bem como os especialistas em business intelligence e fundadores de um dos principais fornecedores de visualizações de dados e dashboards na área de Power BI e Qlik Sense, Stefan Preusler e Dominik Galsheimer, irão guiá-lo por essas três partes interessantes da série de artigos com suas experiências e conhecimento especializado. Na primeira parte, veremos por que o Business Intelligence e as PMEs combinam bem. A segunda parte trata de identificar claramente as vantagens e, assim, encontrar o momento certo para começar. A terceira parte mostra os primeiros passos importantes para a implementação e a introdução

Parte 2: Encontrando o momento certo e reconhecendo as vantagens

Na maioria dos casos, não é fácil determinar o momento certo para mudar para um sistema de BI. Devemos admitir que os relatórios completos no Excel foram criados com muito esforço em um trabalho minucioso e detalhado e são constantemente adaptados às necessidades atuais. Em alguns casos, a adaptação é feita por várias pessoas diferentes, estagiários ou funcionários temporários, que trazem o conhecimento adequado do Excel. A experiência tem mostrado que as afirmações a seguir são uma indicação de que o Excel está atingindo seus limites:

Os arquivos do Excel estão ficando cada vez maiores e servem como uma base de dados
Eles frequentemente travam e se tornam muito incômodos
Em geral, eles só estão disponíveis localmente. Os relatórios são impressos ou enviados por correio. A "verdade" existe em várias estruturas de pastas, caixas de correio, armários de arquivos físicos e gavetas
As mudanças exigem cada vez mais esforço e levam muito tempo para serem implementadas
Os dados são cada vez mais transferidos manualmente de um arquivo Excel para outro
As inconsistências entre relatórios/eventos de relatório ocorrem cada vez mais e o esforço de verificação dos eventos oficiais de relatório e avaliação aumenta
Além da gerência, há cada vez mais destinatários internos de relatórios com necessidades individuais de relatórios.
Se o relatório for descentralizado, por exemplo, para as áreas de produtos ou vendas, ocorrerão mais inconsistências e, em alguns casos, serão informados dados diferentes.
Além das partes interessadas internas, há também cada vez mais partes interessadas externas que insistem em estruturas jurídicas (taxonomias) que geralmente são muito diferentes das estruturas internas.
Análises ad-hoc sobre detalhes são cada vez mais solicitadas. As estruturas de dados não são compatíveis e precisam ser processadas e tornadas comparáveis com muito esforço
Os dados financeiros devem ser cada vez mais explicados com dados operacionais, por exemplo, impacto do produto, mercado e mix de clientes, margem, variações de produção etc.
As estruturas tabulares não são mais suficientes para a apresentação resumida das inter-relações. O resultado são os "cemitérios de números".
Os dados e as inter-relações devem ser cada vez mais explicados por várias dimensões, por exemplo, produtos, clientes, filiais, regiões, unidades de negócios, locais de produção etc.

Quais são as vantagens oferecidas pelas soluções de BI?

Quando as empresas se deparam cada vez mais com os desafios mencionados acima, elas consideram a introdução de um sistema de BI. As vantagens de um sistema de BI para PMEs podem ser resumidas da seguinte forma:

A base de dados uniforme e abrangente pode ser usada a qualquer momento (a base é de dados financeiros e não financeiros)
Estruturas de dados uniformes e integradas são usadas em todos os relatórios
As visualizações padronizadas oferecem aos criadores de relatórios a possibilidade de criar e apresentar relações complexas de forma muito eficiente e integrada
Distribuição uniforme de informações, principalmente on-line e disponível em todos os dispositivos em um formato responsivo. Os usuários podem recuperar e controlar individualmente as necessidades de informações em uma interface reativa, por exemplo, por meio de filtros ou detalhamentos ou acesso adicional a outros dados vinculados

Em particular, o aumento dos esforços manuais para criação, correção e verificação é reduzido. Além disso, são oferecidas funções que tornam extremamente fácil atender aos requisitos crescentes.

O objetivo essencial de um sistema de BI não deve sair do foco, que é apoiar decisões e obter insights dos dados. O sistema de BI será útil se aliviar a empresa de atividades manuais. Atividades não apenas na criação de insights, mas também na interpretação e na derivação de decisões. Isso é conseguido principalmente quando são mostradas correlações ou dependências que, de outra forma, teriam de ser feitas pela própria compreensão e pelo cérebro humano. Especialmente ao processar muitas informações, o cérebro humano atinge limites que, a princípio, não existem em um sistema técnico.

Leia na terceira parte como estruturar corretamente o tópico de BI e quais podem ser os primeiros passos concretos para sua empresa.

Para mais perguntas, estamos à sua disposição: