Business Intelligence para pequenas empresas - Quando faz sentido?

Aqueles que conhecem o futuro estão à frente do jogo! Leia em nosso artigo de três partes por que o Business Intelligence é especialmente relevante para as pequenas e médias empresas (PMEs), como o primeiro passo é realmente desafiador, mas também quais são as vantagens essenciais e como você pode abordar todo o tópico de forma eficiente. O especialista em controle e gerenciamento de PMEs Andreas Malik, bem como os especialistas em business intelligence e fundadores de um dos principais fornecedores de visualizações de dados e dashboards na área de Power BI e Qlik Sense, Stefan Preusler e Dominik Galsheimer, irão guiá-lo por essas três partes interessantes da série de artigos com suas experiências e conhecimento especializado. Na primeira parte, veremos por que o Business Intelligence e as PMEs combinam bem. A segunda parte trata de identificar claramente as vantagens e, assim, encontrar o momento certo para começar. A terceira parte mostra os primeiros passos importantes para a implementação e a introdução

Parte 1: Por que BI e PMEs combinam bem

Em tempos de crise, guerra e mudanças cada vez mais rápidas no ambiente de negócios, é importante que as empresas reajam em um estágio inicial.

Para superar esses desafios, é necessário analisar os dados de todos os processos de negócios para resumi-los de forma significativa e manter o tempo necessário para a preparação de informações relevantes para a tomada de decisões o mais baixo possível. Essa tarefa é realizada pelo chamado Business Intelligence (BI). BI é um termo coletivo para métodos e processos de análise sistemática de dados.

Até alguns anos atrás, o BI era reservado para grandes empresas. Especialmente sob o aspecto dos altos custos das soluções de BI, o Business Intelligence não era interessante para as empresas de médio porte. Mas, nesse meio tempo, o BI também chegou às pequenas e médias empresas (PMEs). Mas como essas PMEs são definidas?

Para a maioria dos muito pequeno empresas (definição da UE: <10 funcionários, faturamento <2 milhões de euros por ano), o modelo de dados é gerenciável e é mapeado com o MS-Excel. Aqui, os valores básicos e os índices selecionados geralmente são suficientes para a análise de variação mensal. A apresentação é feita em uma página DIN-A4 com demonstração de lucros/perdas, balanço patrimonial e dados de liquidez. Além disso, são apresentadas informações sobre a situação dos pedidos, produtividade (ou utilização da capacidade) e eventos gerais do mercado.

Em pequenas empresas (10 a 50 funcionários, vendas de 2 a 10 milhões de euros por ano), o sistema de controle é um pouco mais abrangente. Além de mais índices e análises de variação, geralmente há também uma visualização/previsão.

No caso de empresas de médio porte (50 a 250 funcionários, vendas de 10 a 50 milhões de euros por ano), as informações relevantes para o futuro também são levadas em consideração, além de valores detalhados, índices e análises. Dessa forma, o foco está em uma densidade de informações equilibrada e clara.

As soluções de BI não são sistemas prontos para uso; elas são configuradas individualmente para a empresa (personalização). São projetadas levando-se em conta os respectivos requisitos da empresa. Um projeto cuidadoso é crucial para os benefícios e a praticidade de um sistema de BI.

A concepção de BI ou "Que análise o cliente pode ver em seu cockpit?"

• Na primeira etapa, deve ser definida a meta específica da empresa para o futuro BI. Para isso, o empresário/controlador deve formular quais índices e avaliações ele deseja ter no final.
• Na próxima etapa, esses requisitos são refinados e concretizados. 3.
• Para obter os índices/informações, é preciso examinar quais dados já estão disponíveis e quais ainda são necessários. As fontes de dados devem ser esclarecidas.
• O sistema de relatórios é projetado com base nos índices e análises previamente definidos.
• Vincular dados relevantes de várias fontes (criação de data warehouse).
• Vinculação da base de dados com o sistema de relatórios desejado.
• Resultado: cockpit específico da empresa

Um sistema de BI versus o Excel, ou "Quando devo mudar do Excel para um sistema de BI?"

Com o MS-Excel, você pode fazer muitas análises hoje em dia e criar pequenas automações (macros VBA). As vantagens são que ele está disponível em todas as empresas, pode ser implementado rapidamente e também é barato.

• Como um muito pequeno empresasEm geral, isso é suficiente. Nesse caso, pode fazer sentido determinar, com a ajuda de um especialista em controle, se essas avaliações são suficientes para gerenciar a empresa com sucesso.
• Como um pequena empresaNa maioria das vezes, as avaliações baseadas em Excel para gerenciamento corporativo atingem rapidamente seus limites. As altas despesas manuais são propensas a erros, consomem muito tempo e são unidimensionais. Nesse momento, faz sentido analisar as vantagens do BI. A maneira mais fácil é marcar uma consulta sem compromisso.
• Como um empresa de médio portePara que uma empresa opere com sucesso, é essencial ter um sistema de BI. Com um sistema puramente baseado no MS-Excel, você perde muito tempo e dinheiro.

A segunda parte da série de artigos será publicada na próxima semana. Aqui você poderá ler por que determinar o momento certo para introduzir o BI é um desafio e como você pode dominar essa tarefa.

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