No cenário dinâmico do gerenciamento de projetos, em que a precisão e a previsão são fundamentais, o aproveitamento da tecnologia é crucial. O Microsoft Power BI surgiu como um divisor de águas. O Power BI oferece aos gerentes de projeto uma plataforma dinâmica para aprimorar seus processos de tomada de decisão.

Neste guia abrangente, exploraremos como o Power BI pode elevar o nível de cada fase¹ do gerenciamento de projetos. Falamos sobre os aspectos fundamentais de um painel de gerenciamento de projetos eficiente.

Fase de planejamento do projeto

1. Definir o problema real:

Antes de mergulhar no projeto, é fundamental identificar o problema que você está tentando resolver. O Power BI auxilia nessa tarefa, ajudando você a analisar dados históricos, identificar padrões e descobrir problemas subjacentes. Visualize os fatores de sucesso e fracasso de projetos anteriores para tomar decisões informadas.

2. Identificar as partes interessadas:

Os recursos do Power BI se estendem ao gerenciamento das partes interessadas. Crie recursos visuais que destaquem as várias funções ou indivíduos afetados pelo projeto. Use organogramas interativos para mostrar suas contribuições e expectativas. Assim, garantimos o alinhamento desde o início.

3. Definir os objetivos do projeto:

A elaboração de metas explícitas e gerenciáveis é um desafio. As expectativas e as metas das partes interessadas também podem mudar durante o projeto. A flexibilidade do Power BI permite que você adapte os objetivos à medida que coleta mais informações. Por exemplo, crie recursos visuais que atualizem os objetivos com base em dados em tempo real.

4. Determinar o escopo, os recursos e as principais tarefas:

Visualize o escopo e as tarefas do projeto, estime cronogramas e custos. Isso ajuda a garantir que você tenha uma compreensão clara dos requisitos de recursos. Use o Power BI para dividir atividades complexas com uma estrutura de divisão de trabalho (WBS).

5. Prepare-se para compensações:

O Power BI ajuda a estabelecer um equilíbrio entre tempo, custo e qualidade. Integre seus dados para criar recursos visuais que mostrem como as variações nessas variáveis afetam os resultados do projeto. Essa transparência facilita a tomada de decisões informadas e o alinhamento das partes interessadas.

Fase de construção do projeto

6. Monte sua equipe:

Aproveite o Power BI para avaliar as habilidades necessárias e visualizar a composição da equipe. Use recursos visuais para identificar lacunas de habilidades, planejar o treinamento e equipar sua equipe para o sucesso.

7. Planejar atribuições:

Crie recursos visuais que facilitem a comunicação transparente dentro da equipe. Visualize tarefas, habilidades necessárias e conjuntos de habilidades individuais, garantindo uma dinâmica de equipe coesa.

8. Criar o cronograma:

Os recursos do Power BI se estendem à programação de projetos por meio de gráficos de Gantt. Desenvolva recursos visuais que ilustrem cronogramas, identifiquem caminhos críticos e se alinhem a prazos fixos. Mantenha um cronograma realista dentro das restrições.

9. Realize uma reunião inicial:

A maioria dos recursos visuais do Power BI pode ser exportada para o MS PowerPoint. Durante a reunião inicial, use os recursos visuais do Power BI para explicar o plano, os objetivos e o cronograma do projeto. Incentive os membros da equipe a fornecer informações, promovendo a colaboração e o entendimento compartilhado.

10. Desenvolver um orçamento:

Use o Power BI para criar um orçamento abrangente. Visualize os custos em todas as categorias, busque a opinião das partes interessadas e mantenha a flexibilidade dentro das limitações orçamentárias.

Fase de implementação do projeto

11. Monitorar e controlar o processo e o orçamento:

Instale recursos visuais de monitoramento de projetos no Power BI, como a nossa Matriz de Riscos do Power BI. A visualização dos riscos juntamente com o progresso do projeto permite uma visão holística dos possíveis desafios. Veja como:

Avaliação de probabilidade e impacto de risco: A Risk Matrix for Power BI auxilia na avaliação do impacto e da probabilidade de cada risco. Use células codificadas por cores para representar a gravidade dos riscos. Isso permite a rápida identificação de áreas de alto impacto.

Rastreamento de orçamento em tempo real: Combine os recursos visuais de controle orçamentário com a Matriz de Riscos. Atribua implicações orçamentárias a cada risco identificado, fornecendo uma visão geral abrangente dos possíveis impactos financeiros. À medida que os riscos evoluem, os visuais do orçamento são atualizados em tempo real, garantindo um monitoramento financeiro preciso.

Perfuração para análise detalhada: Avance a Risk Matrix por meio de funcionalidades de detalhamento. O aprofundamento em um risco específico pode incluir uma análise detalhada, exibindo as implicações financeiras relevantes e as estratégias de mitigação necessárias.

12. Resposta flexível a mudanças:

Os recursos de dados em tempo real do Power BI permitem que você responda prontamente às mudanças. Visualize os dados para identificar possíveis problemas, permitindo a tomada de decisões proativas e correções de curso.

13. Relatório de progresso:

Crie recursos visuais para que as partes interessadas forneçam atualizações regulares e relatórios de status. A exportação de recursos visuais para o PowerPoint facilitará as reuniões regulares de status. O Power BI permite que você personalize relatórios com base nas preferências das partes interessadas, promovendo a transparência e a confiança.

14. Realize reuniões semanais com a equipe:

Use o Power BI para estruturar reuniões de equipe em torno de métricas importantes. Visualize dados de desempenho, discuta metas não atingidas e comemore os sucessos. A ferramenta ajuda a manter o foco nas atividades essenciais e mantém a equipe alinhada.

15. Gerenciar problemas:

Os recursos visuais do Power BI podem ajudar a identificar e gerenciar problemas emergentes. Observe a dinâmica da equipe e as métricas do projeto para resolver os problemas antes que eles aumentem. Aqui, a Matriz de Riscos ajuda a rastrear e abordar os riscos para evitar resultados adversos.

Fase de encerramento do projeto

16. Avaliar o desempenho do projeto:

Use o Power BI para comparar o progresso do projeto com o escopo definido inicialmente. Visualize as métricas de desempenho para iniciar discussões com as partes interessadas sobre a conclusão e o sucesso do projeto. Além disso, compare as métricas do projeto com os sucessos ou fracassos de projetos anteriores.

17. Fechar o projeto:

Visualize as etapas envolvidas na conclusão do projeto. O Power BI ajuda a documentar e comunicar os processos de encerramento do projeto. Assim, garantimos uma transição suave dos resultados.

Análise

Integre o Power BI em cada fase do projeto para criar um painel de projeto abrangente e dinâmico. Nem todos os recursos visuais são obrigatórios, mas a aplicação do Power BI o ajudará a manter o controle do projeto em todas as fases. Capacite sua equipe com insights acionáveis, promova a colaboração e navegue pelas complexidades do gerenciamento de projetos. O sucesso do projeto não é mais apenas uma meta, com o Power BI é uma jornada visualizada.

¹ As fases do projeto neste artigo são baseadas no artigo a seguir: Harvard Business Review. (2016, 3 de novembro). As quatro fases do gerenciamento de projetos.