Business Intelligence pentru întreprinderile mici - Când are sens? - PARTEA 2

Cei care cunosc viitorul sunt înaintea jocului! Citiți în articolul nostru în 3 părți de ce Business Intelligence este deosebit de relevant pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri), cât de provocator este de fapt primul pas, dar care sunt și avantajele esențiale și cum puteți aborda eficient întregul subiect. Expertul în IMM-uri pentru controlling și management Andreas Malik, precum și specialiștii în Business Intelligence și fondatorii unuia dintre principalii furnizori de vizualizări de date și tablouri de bord în domeniul Power BI și Qlik Sense, Stefan Preusler și Dominik Galsheimer, vă vor ghida prin aceste 3 părți interesante ale seriei de articole cu experiențele și cunoștințele lor de specialitate. În prima parte, vom analiza de ce Business Intelligence și IMM-urile merg bine împreună. A doua parte se ocupă de identificarea clară a avantajelor și, astfel, de găsirea momentului potrivit pentru a o începe. A treia parte vă arată apoi primii pași importanți pentru implementare și introducere

Partea 2: Găsirea momentului potrivit și recunoașterea avantajelor

În majoritatea cazurilor, nu este ușor să se stabilească momentul potrivit pentru trecerea la un sistem BI. Trebuie să recunoaștem că raportarea completă în Excel a fost construită cu mult efort în munca minuțioasă de detaliu și este adaptată constant la nevoile actuale. În unele cazuri, adaptarea este realizată de mai multe persoane diferite, stagiari sau lucrători temporari, care aduc know-how-ul corespunzător în Excel. Experiența a arătat că următoarele afirmații sunt un indiciu că Excel își atinge limitele:

• Fișierele Excel devin din ce în ce mai mari și servesc drept bază de date
• Acestea se blochează adesea și devin foarte greoaie
• De obicei, acestea sunt disponibile doar la nivel local. Rapoartele sunt tipărite sau trimise prin poștă. "Adevărul" există în mai multe structuri de dosare, cutii poștale, dulapuri de arhivare fizice și sertare
• Schimbările necesită din ce în ce mai mult efort și necesită mult timp pentru implementare
• Datele sunt transferate din ce în ce mai mult manual dintr-un fișier Excel în altul
• Inconsecvențele dintre rapoarte/evenimentele de raportare apar din ce în ce mai des, iar efortul de verificare a rapoartelor oficiale și a evenimentelor de evaluare crește
• În plus față de conducere, există din ce în ce mai mulți destinatari interni de rapoarte cu cerințe individuale de raportare.
• În cazul în care raportarea este descentralizată, de exemplu, la nivelul zonelor de produse sau de vânzări, apar și alte neconcordanțe, iar în unele cazuri sunt raportate date diferite.
• Pe lângă părțile interesate interne, există din ce în ce mai multe părți interesate externe care insistă asupra unor structuri juridice (taxonomii) care sunt de obicei foarte diferite de structurile interne.
• Analizele ad-hoc pe detalii sunt din ce în ce mai solicitate. Structurile de date nu corespund și trebuie prelucrate și făcute comparabile cu mult efort
• Datele financiare trebuie să fie explicate din ce în ce mai mult prin date operaționale, de exemplu impactul mixului de produse, piețe și clienți, marja, variațiile de producție etc.
• Structurile tabelare nu mai sunt suficiente pentru prezentarea sintetică a interrelațiilor. Rezultatul este "cimitirele de numere".
• Datele și interrelațiile trebuie să fie explicate din ce în ce mai mult prin mai multe dimensiuni, de exemplu produse, clienți, sucursale, regiuni, unități comerciale, unități de producție etc.

Ce avantaje oferă soluțiile BI?

Atunci când întreprinderile se confruntă din ce în ce mai mult cu provocările menționate mai sus, acestea iau în considerare introducerea unui sistem BI. Avantajele unui sistem BI pentru IMM-uri pot fi rezumate după cum urmează:

• Baza de date uniformă și cuprinzătoare poate fi utilizată în orice moment (baza este reprezentată de date financiare și nefinanciare)
• În toate rapoartele sunt utilizate structuri de date uniforme și integrate
• Vizualizările standardizate oferă creatorilor de rapoarte posibilitatea de a crea și prezenta relații complexe într-un mod foarte eficient și integrat
• Distribuția uniformă a informațiilor, în cea mai mare parte online și disponibile pe toate dispozitivele într-o formă reactivă. Utilizatorii pot prelua și controla în mod individual informațiile de care au nevoie într-o interfață reactivă, de exemplu prin filtre sau detalieri sau prin accesul ulterior la alte date legate

În special, sunt reduse eforturile manuale crescute pentru creare, corectare și verificare. În plus, sunt oferite funcții care fac extrem de ușoară îndeplinirea cerințelor sporite.

Obiectivul esențial al unui sistem BI nu trebuie să iasă din centrul atenției, și anume sprijinirea deciziilor și obținerea de informații din date. Sistemul BI este util dacă scutește compania de activitățile manuale. Activități nu numai în crearea de informații, ci și în interpretarea și, de asemenea, în derivarea deciziilor. Acest lucru se realizează mai ales atunci când sunt prezentate corelații sau dependențe, care altfel ar trebui să fie realizate de înțelegerea și creierul uman în sine. În special atunci când prelucrează o cantitate mare de informații, creierul uman atinge limite care nu există la început în cazul unui sistem tehnic.

Citiți în partea a treia cum să structurați corect subiectul BI și care pot fi primii pași concreți pentru compania dumneavoastră.

Pentru întrebări suplimentare, vă stăm la dispoziție: