În peisajul dinamic al gestionării proiectelor, în care precizia și previziunea sunt esențiale, utilizarea tehnologiei este crucială. Microsoft Power BI a apărut ca o schimbare de joc. Power BI oferă managerilor de proiect o platformă dinamică pentru îmbunătățirea proceselor lor decizionale.

În acest ghid cuprinzător, vom explora modul în care Power BI poate îmbunătăți fiecare fază¹ de gestionare a proiectelor. Vorbim despre aspectele fundamentale ale unui tablou de bord puternic pentru gestionarea proiectelor.

Faza de planificare a proiectului

1. Definiți problema reală:

Înainte de a vă lansa în proiect, este esențial să identificați problema pe care încercați să o rezolvați. Power BI vă ajută în acest sens, ajutându-vă să analizați datele istorice, să identificați modele și să descoperiți problemele subiacente. Vizualizați factorii de succes și de eșec ai proiectelor anterioare pentru a lua decizii în cunoștință de cauză.

2. Identificarea părților interesate:

Capacitățile Power BI se extind la gestionarea părților interesate. Creați imagini care evidențiază diferitele funcții sau persoane afectate de proiect. Utilizați organigrame interactive pentru a prezenta contribuțiile și așteptările acestora. Astfel, asigurăm alinierea de la început.

3. Definirea obiectivelor proiectului:

Crearea unor obiective explicite și ușor de gestionat este o provocare. De asemenea, așteptările și obiectivele părților interesate se pot schimba în cadrul proiectului. Flexibilitatea Power BI vă permite să adaptați obiectivele pe măsură ce adunați mai multe informații. De exemplu, creați elemente vizuale care actualizează obiectivele pe baza datelor în timp real.

4. Determinați domeniul de aplicare, resursele și sarcinile principale:

Vizualizați domeniul de aplicare și sarcinile proiectului, estimați termenele și costurile. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că aveți o înțelegere clară a cerințelor de resurse. Utilizați Power BI pentru a defalca activitățile complexe cu ajutorul unei structuri de defalcare a muncii (WBS).

5. Pregătiți-vă pentru compromisuri:

Power BI ajută la stabilirea unui echilibru între timp, costuri și calitate. Integrați-vă datele pentru a crea imagini care arată modul în care variațiile acestor variabile afectează rezultatele proiectului. Această transparență facilitează luarea deciziilor în cunoștință de cauză și alinierea părților interesate.

Faza de construire a proiectului

6. Alcătuiește-ți echipa:

Utilizați Power BI pentru a evalua competențele necesare și a vizualiza componența echipei. Utilizați elementele vizuale pentru a identifica lacunele în materie de competențe, pentru a planifica formarea și pentru a vă pregăti echipa pentru succes.

7. Planificați atribuțiile:

Creați imagini care facilitează comunicarea transparentă în cadrul echipei. Vizualizați sarcinile, competențele necesare și seturile de competențe individuale, asigurând o dinamică coerentă a echipei.

8. Creați programul:

Capacitățile Power BI se extind la programarea proiectelor prin diagramele Gantt. Creați elemente vizuale care ilustrează termenele, identifică căile critice și se aliniază la termenele fixe. Mențineți un program realist în cadrul constrângerilor.

9. Organizați o reuniune de lansare:

Majoritatea imaginilor Power BI pot fi exportate în MS PowerPoint. În timpul întâlnirii de lansare, utilizați elementele vizuale Power BI pentru a explica planul, obiectivele și calendarul proiectului. Încurajați membrii echipei să ofere contribuții, promovând colaborarea și înțelegerea comună.

10. Elaborați un buget:

Utilizați Power BI pentru a crea un buget cuprinzător. Vizualizați costurile pe categorii, solicitați contribuția părților interesate și mențineți flexibilitatea în limitele bugetului.

Faza de implementare a proiectului

11. Monitorizarea și controlul procesului și al bugetului:

Instalați elemente vizuale de monitorizare a proiectelor în Power BI, cum ar fi matricea noastră de risc Power BI. Vizualizarea riscurilor alături de progresul proiectului permite o vedere holistică a potențialelor provocări. Iată cum:

Evaluarea impactului și probabilității riscurilor: Matricea riscurilor pentru Power BI ajută la evaluarea impactului și probabilității fiecărui risc. Utilizați celule cu coduri de culoare pentru a reprezenta gravitatea riscurilor. Acest lucru permite identificarea rapidă a zonelor cu impact ridicat.

Urmărirea bugetului în timp real: Combinați imaginile de urmărire a bugetului cu matricea riscurilor. Alocați implicații bugetare fiecărui risc identificat, oferind o imagine de ansamblu cuprinzătoare a impactului financiar potențial. Pe măsură ce riscurile evoluează, vizualizările bugetare se actualizează în timp real, asigurând o monitorizare financiară precisă.

Drill-through pentru analiză detaliată: Avansați matricea de risc prin funcționalități de tip drill-through. Aprofundarea unui anumit risc poate include o analiză detaliată, afișarea implicațiilor financiare relevante și a strategiilor de atenuare necesare.

12. Răspuns flexibil la schimbări:

Capabilitățile de date în timp real ale Power BI vă permit să răspundeți prompt la schimbări. Vizualizați datele pentru a identifica problemele potențiale, permițând luarea de decizii proactive și corectarea cursului.

13. Raport de progres:

Creați imagini pentru părțile interesate pentru a furniza actualizări regulate și rapoarte de stare. Exportul elementelor vizuale în PowerPoint va face ca întâlnirile periodice de evaluare a situației să fie foarte ușoare. Power BI vă permite să personalizați rapoartele în funcție de preferințele părților interesate, promovând transparența și încrederea.

14. Organizați întâlniri săptămânale ale echipei:

Utilizați Power BI pentru a structura întâlnirile echipei în funcție de parametrii cheie. Vizualizați datele privind performanța, discutați despre obiectivele ratate și sărbătoriți succesele. Instrumentul ajută la menținerea concentrării asupra activităților esențiale și menține echipa aliniată.

15. Gestionați problemele:

Vizualizările Power BI vă pot ajuta să identificați și să gestionați problemele emergente. Urmăriți dinamica echipei și metricile proiectului pentru a aborda problemele înainte ca acestea să escaladeze. Aici, matricea riscurilor ajută la urmărirea și abordarea riscurilor pentru a preveni rezultatele negative.

Faza de închidere a proiectului

16. Evaluați performanța proiectului:

Utilizați Power BI pentru a compara progresul proiectului cu domeniul de aplicare definit inițial. Vizualizați parametrii de performanță pentru a iniția discuții cu părțile interesate cu privire la finalizarea și succesul proiectului. De asemenea, comparați parametrii proiectului cu succesele sau eșecurile proiectelor anterioare.

17. Închideți proiectul:

Vizualizați etapele implicate în încheierea proiectului. Power BI ajută la documentarea și comunicarea proceselor de încheiere a proiectului. Prin urmare, asigurăm o tranziție lină a livrabilelor.

Debrief

Integrați Power BI în fiecare fază a proiectului pentru a crea un tablou de bord al proiectului cuprinzător și dinamic. Nu toate elementele vizuale sunt obligatorii, însă aplicarea Power BI vă va ajuta să vă mențineți în fruntea proiectului în fiecare fază. Împuterniciți-vă echipa cu informații utile, încurajați colaborarea și navigați prin complexitatea gestionării proiectelor. Succesul proiectului nu mai este doar un obiectiv, cu Power BI este o călătorie vizualizată.

¹ Fazele proiectului din acest articol se bazează pe următorul articol: Harvard Business Review. (2016, 3 noiembrie). Cele patru faze ale managementului de proiect.