Business Intelligence pre malé podniky - kedy má zmysel? - ČASŤ 2

Tí, ktorí poznajú budúcnosť, sú vpredu! V našom trojdielnom článku si prečítajte, prečo je Business Intelligence mimoriadne dôležitá pre malé a stredné podniky (MSP), aký náročný je vlastne prvý krok, ale aké sú aj zásadné výhody a ako môžete k celej téme pristupovať efektívne. Odborník na controlling a riadenie malých a stredných podnikov Andreas Malik, ako aj špecialisti na Business Intelligence a zakladatelia jedného z popredných poskytovateľov vizualizácií údajov a dashboardov v oblasti Power BI a Qlik Sense Stefan Preusler a Dominik Galsheimer vás svojimi skúsenosťami a odbornými znalosťami prevedú týmito 3 zaujímavými časťami série článkov. V prvej časti sa pozrieme na to, prečo sa Business Intelligence a malé a stredné podniky dobre dopĺňajú. Druhá časť sa zaoberá jasným určením výhod, a teda nájdením správneho okamihu na jej spustenie. Tretia časť vám potom ukáže dôležité prvé kroky pri implementácii a zavádzaní

Časť 2: Nájdenie správneho času a rozpoznanie výhod

Vo väčšine prípadov nie je jednoduché určiť správny okamih prechodu na systém BI. Musíme priznať, že kompletný reporting v Exceli bol vybudovaný s veľkým úsilím pri náročnej práci na detailoch a neustále sa prispôsobuje aktuálnym potrebám. V niektorých prípadoch sa na prispôsobovaní podieľa mnoho rôznych ľudí, stážistov alebo brigádnikov, ktorí prinášajú príslušné know-how Excelu. Skúsenosti ukázali, že nasledujúce výroky sú známkou toho, že Excel dosahuje svoje hranice:

• Súbory Excel sú čoraz väčšie a slúžia ako databáza
• Často sa zrútia a stanú sa veľmi ťažkopádnymi
• Zvyčajne sú dostupné len na mieste. Správy sa tlačia alebo posielajú poštou. "Pravda" existuje vo viacerých štruktúrach priečinkov, poštových schránkach, fyzických kartotékach a zásuvkách
• Zmeny si vyžadujú čoraz viac úsilia a ich realizácia trvá dlho
• Údaje sa čoraz častejšie prenášajú ručne z jedného súboru programu Excel do druhého
• Čoraz častejšie sa vyskytujú nezrovnalosti medzi správami/správami a zvyšuje sa úsilie o kontrolu oficiálnych správ a hodnotiacich udalostí.
• Okrem manažmentu je čoraz viac interných príjemcov správ s individuálnymi požiadavkami na správy.
• Ak je vykazovanie decentralizované, napr. na produktové alebo predajné oblasti, dochádza k ďalším nezrovnalostiam a v niektorých prípadoch sa vykazujú odlišné údaje.
• Okrem interných zainteresovaných strán existuje aj čoraz viac externých zainteresovaných strán, ktoré trvajú na právnych štruktúrach (taxonómiách), ktoré sú zvyčajne veľmi odlišné od interných štruktúr.
• Čoraz častejšie sa požadujú ad-hoc analýzy podrobností. Štruktúry údajov sa nezhodujú a musia sa spracovať a porovnať s veľkým úsilím
• Finančné údaje sa musia čoraz častejšie vysvetľovať prevádzkovými údajmi, napr. vplyvom sortimentu výrobkov, trhu a zákazníkov, maržou, odchýlkami vo výrobe atď.
• Tabuľkové štruktúry už nepostačujú na sumarizujúcu prezentáciu vzájomných vzťahov. Výsledkom sú "číselné cintoríny".
• Údaje a vzájomné vzťahy sa musia čoraz častejšie vysvetľovať pomocou viacerých dimenzií, napr. produktov, zákazníkov, pobočiek, regiónov, obchodných jednotiek, výrobných závodov atď.

Aké výhody ponúkajú riešenia BI?

Keď sa spoločnosti čoraz častejšie stretávajú s vyššie uvedenými výzvami, zvažujú zavedenie systému BI. Výhody systému BI pre MSP možno zhrnúť takto:

• Jednotný a komplexný základ údajov možno použiť kedykoľvek (základom sú finančné a nefinančné údaje)
• Vo všetkých správach sa používajú jednotné a integrované dátové štruktúry
• Štandardizované vizualizácie poskytujú tvorcom zostáv možnosť vytvárať a prezentovať komplexné vzťahy veľmi efektívnym a integrovaným spôsobom
• Jednotná distribúcia informácií väčšinou online a dostupná na všetkých zariadeniach v citlivej forme. Používatelia môžu individuálne vyhľadávať a kontrolovať informačné potreby v reaktívnom rozhraní, napr. prostredníctvom filtrov alebo drill-downs alebo ďalšieho prístupu k iným prepojeným údajom

Obmedzuje sa najmä zvýšená manuálna práca pri vytváraní, opravách a overovaní. Okrem toho sa ponúkajú funkcie, ktoré mimoriadne uľahčujú splnenie zvýšených požiadaviek.

Základný cieľ systému BI by sa nemal vzdialiť od zamerania, ktorým je podpora rozhodnutí a získavanie poznatkov z údajov. Systém BI je užitočný, ak odbremeňuje spoločnosť od manuálnych činností. Činnosti nielen pri vytváraní poznatkov, ale aj pri ich interpretácii a tiež pri odvodzovaní rozhodnutí. To sa väčšinou dosiahne vtedy, keď sa zobrazia korelácie alebo závislosti, ktoré by inak musel vytvoriť sám ľudský rozum a mozog. Najmä pri spracovaní veľkého množstva informácií ľudský mozog naráža na limity, ktoré pri technickom systéme spočiatku neexistujú.

V tretej časti si prečítajte, ako správne štruktúrovať tému BI a aké môžu byť prvé konkrétne kroky pre vašu spoločnosť.

V prípade ďalších otázok sme vám k dispozícii: