Business Intelligence pre malé podniky - kedy má zmysel?

Tí, ktorí poznajú budúcnosť, sú vpredu! V našom trojdielnom článku si prečítajte, prečo je Business Intelligence mimoriadne dôležitá pre malé a stredné podniky (MSP), aký náročný je vlastne prvý krok, ale aké sú aj zásadné výhody a ako môžete k celej téme pristupovať efektívne. Odborník na controlling a riadenie malých a stredných podnikov Andreas Malik, ako aj špecialisti na Business Intelligence a zakladatelia jedného z popredných poskytovateľov vizualizácií údajov a dashboardov v oblasti Power BI a Qlik Sense Stefan Preusler a Dominik Galsheimer vás svojimi skúsenosťami a odbornými znalosťami prevedú týmito 3 zaujímavými časťami série článkov. V prvej časti sa pozrieme na to, prečo sa Business Intelligence a malé a stredné podniky dobre dopĺňajú. Druhá časť sa zaoberá jasným určením výhod, a teda nájdením správneho okamihu na jej spustenie. Tretia časť vám potom ukáže dôležité prvé kroky pri implementácii a zavádzaní

Časť 1: Prečo sa BI a malé a stredné podniky hodia k sebe

V čase kríz, vojen a čoraz rýchlejších zmien v podnikateľskom prostredí je pre spoločnosti dôležité reagovať včas.

Na zvládnutie týchto výziev je potrebné analyzovať údaje o všetkých podnikových procesoch, aby ich bolo možné zmysluplne zhrnúť a čo najviac skrátiť čas potrebný na prípravu informácií dôležitých pre rozhodovanie. Túto úlohu plní takzvaná Business Intelligence (BI). BI je súhrnný pojem pre metódy a procesy systematickej analýzy údajov.

Ešte pred niekoľkými rokmi bol BI vyhradený pre veľké spoločnosti. Najmä z hľadiska vysokých nákladov na riešenia BI nebola Business Intelligence pre stredne veľké podniky zaujímavá. Medzičasom však BI dorazila aj do malých a stredných podnikov (MSP). Ako sú však tieto malé a stredné podniky definované?

Pre väčšinu veľmi malé podniky (definícia EÚ < 10 zamestnancov obrat < 2 milióny EUR ročne) dátový model je zvládnuteľný a je mapovaný pomocou MS-Excel. Tu vybrané základné hodnoty a kľúčové údaje často postačujú na mesačnú analýzu odchýlok. Prezentácia sa vykonáva na jednej strane DIN-A4 s výkazom ziskov a strát, súvahou a údajmi o likvidite. Okrem toho sa uvádzajú informácie o stave zákaziek, produktivite (alebo využití kapacít) a všeobecných udalostiach na trhu.

Na stránke malé spoločnosti (10 - 50 zamestnancov, tržby 2 - 10 miliónov EUR ročne) je systém kontroly o niečo rozsiahlejší. Okrem väčšieho počtu kľúčových údajov a analýz odchýlok je zvyčajne k dispozícii aj náhľad/prognóza.

V prípade stredne veľké spoločnosti (50 - 250 zamestnancov, tržby 10 - 50 mil. EUR ročne) sa okrem podrobných hodnôt, kľúčových údajov a analýz zohľadňujú aj informácie relevantné pre budúcnosť. Pri čom sa kladie dôraz na vyváženú a jasnú hustotu informácií.

Riešenia BI nie sú hotové systémy; nastavujú sa individuálne pre spoločnosť (prispôsobenie). Navrhuje sa s ohľadom na príslušné požiadavky spoločnosti. Starostlivý návrh je rozhodujúci pre prínosy a praktickosť systému BI.

Koncepcia BI alebo "Ktorú analýzu môže zákazník vidieť vo svojom kokpite?"

• V prvom kroku by sa mal definovať špecifický cieľ budúceho BI v spoločnosti. Na tento účel musí podnikateľ/kontrolór sformulovať, aké kľúčové údaje a hodnotenia chce na konci mať.
• V ďalšom kroku sa tieto požiadavky spresňujú a konkretizujú. 3.
• Na získanie kľúčových údajov/informácií je potrebné preskúmať, ktoré údaje sú už k dispozícii a ktoré sú ešte potrebné. Je potrebné objasniť zdroje údajov.
• Systém vykazovania je navrhnutý na základe vopred definovaných kľúčových údajov a analýz.
• prepojenie relevantných údajov z rôznych zdrojov (vytvorenie dátového skladu).
• Prepojenie údajovej základne s požadovaným systémom vykazovania.
• Výsledok: kokpit špecifický pre danú spoločnosť

Systém BI verzus Excel alebo "Kedy prejsť z Excelu na systém BI?"

Pomocou programu MS-Excel môžete v súčasnosti vykonávať mnohé analýzy a vytvárať malé automatizácie (makrá VBA). Výhodou je, že je k dispozícii v každej firme, dá sa rýchlo implementovať a je aj lacný.

• Ako veľmi malé podniky, čo zvyčajne stačí. Tu môže mať zmysel určiť s pomocou odborníka na controlling, či sú tieto hodnotenia dostatočné na úspešné riadenie spoločnosti.
• Ako malá spoločnosť, hodnotenia založené na programe Excel pre podnikový manažment rýchlo dosiahnu svoje limity. Vysoké manuálne náklady sú náchylné na chyby, časovo náročné a jednorozmerné. V tomto momente má zmysel zaoberať sa výhodami BI. Najjednoduchším spôsobom je dohodnúť si nezáväznú konzultáciu.
• Ako stredne veľká spoločnosť, je nevyhnutné mať systém BI, aby ste mohli úspešne fungovať ako firma. So systémom založeným výlučne na MS-Excel strácate veľa času a peňazí.

Druhá časť série článkov bude uverejnená budúci týždeň. V nej sa dočítate, prečo je určenie správneho času na zavedenie BI náročné a ako môžete túto úlohu zvládnuť.

V prípade ďalších otázok sme vám k dispozícii: