Business Intelligence pre malé podniky - kedy má zmysel? - ČASŤ 3

Tí, ktorí poznajú budúcnosť, sú vpredu! V našom trojdielnom článku si prečítajte, prečo je Business Intelligence mimoriadne dôležitá pre malé a stredné podniky (MSP), aký náročný je vlastne prvý krok, ale aké sú aj zásadné výhody a ako môžete k celej téme pristupovať efektívne. Odborník na controlling a riadenie malých a stredných podnikov Andreas Malik, ako aj špecialisti na Business Intelligence a zakladatelia jedného z popredných poskytovateľov vizualizácií údajov a dashboardov v oblasti Power BI a Qlik Sense Stefan Preusler a Dominik Galsheimer vás svojimi skúsenosťami a odbornými znalosťami prevedú týmito 3 zaujímavými časťami série článkov. V prvej časti sa pozrieme na to, prečo sa Business Intelligence a malé a stredné podniky dobre dopĺňajú. Druhá časť sa zaoberá jasným určením výhod, a teda nájdením správneho okamihu na jej spustenie. Tretia časť vám potom ukáže dôležité prvé kroky pri implementácii a zavádzaní

Časť 3: Príprava prvých krokov

Nie je systém BI určený len pre veľké spoločnosti?

Zavedenie systémov BI už nie je časovo náročný a drahý projekt, ktorý je vyhradený pre veľké korporácie. S existujúcimi integrovanými možnosťami napr. spoločnosti Microsoft sa mnohé funkcie dodávajú už v štandardnej verzii. Odvetvovo špecifické šablóny, ako aj správne vizualizácie pomáhajú veľmi rýchlo dosiahnuť úspech.

Napríklad nástroj Power BI z balíka Microsoft Suite sa dá veľmi dobre použiť na implementáciu všetkých základných požiadaviek - a zvyčajne je integrovaný do existujúceho licenčného modelu. Ďalšie služby, ako napríklad zdieľanie súborov (Sharepoint), sa dajú ľahko integrovať.

Pomáhame aplikovať a implementovať metriky a dátové modely špecifické pre dané odvetvie. Naše medziodvetvové skúsenosti vám ponúkajú výhodu, ktorú pri implementácii jednotlivých riešení nemáte.

Okrem nastavenia dátovej základne je veľmi dôležité aj školenie tvorcov a príjemcov nového softvéru, ktoré tiež podporujeme.

Čo teraz?

Po určení výhod, prínosov a cieľov sa odporúča dať celej téme štruktúru. Štruktúru, ktorá je následne vhodná aj pre podrobnú špecifikáciu požiadaviek.

Začnite tým, že si odpoviete na nasledujúce otázky:

• Čo otázky podať správu príjemcovia chcú vyriešiť pomocou správy alebo aké informácie potrebujú?
• Ktorí príjemcovia správ chcú dostávať informácie a ako/ v akej forme by mali byť tieto informácie pripravené?
• Aké sú základné rozmery riadenia vašej spoločnostialebo dôležité rozmery pre zodpovedanie otázky?
• Kde získam tieto údaje (zdroje údajov) a aké sú relevantné súvislosti vplyvu?
• Ktoré procesy vykazovania musím myslieť na to, aby som získal údaje v správnej forme (spracovanie údajov)?
• Ktoré nástroj na podávanie správ najlepšie odráža moje potreby?

V ideálnom prípade sa tieto otázky zodpovedajú na seminári s vaším tímom.

Po zodpovedaní otázok je potrebné naplánovať ďalšie konkrétne kroky. Na základe skúseností môžeme povedať, že to sa zvyčajne musí veľmi individuálne prispôsobiť rámcovým podmienkam podniku. Okrem iného tu zohráva dôležitú úlohu východisková situácia, dostupnosť personálu a technické podmienky, ktoré sa musia správne posúdiť. Nasledujúci kontrolný zoznam však poskytuje dobrý prehľad možných prvých krokov v malých a stredných podnikoch:

• Téma "podávanie správ" by mala v podnikovom kontexte získať pevnú zodpovednosť. Zvyčajne sa finančné tímy starajú o výkazníctvo, aby zabezpečili blízkosť finančného spracovania.
• Získajte kľúčových príjemcov správy hneď na začiatku a zapojte ich do rozhodovacieho procesu.
• Túto úlohu má zmysel riešiť v rámci projektu, ktorý je vybavený príslušným know-how.
• Niektoré zručnosti, napr. databázy alebo tvorba správ, nemusia byť priamo dostupné v spoločnosti a môžu byť zakúpené externe.
• V prvom kroku definujte absolútne nevyhnutný rozsah. Malý rozsah, ktorý pokrýva základné potreby, je v prvom kroku bezpečnejší a ľahšie sa realizuje. Zabezpečí vám tiež potrebný úspech projektu, aby ste získali náležitú podporu od všetkých zainteresovaných strán a mohli pokračovať ďalej.
• V zásade sa odporúča nastaviť základ pre tvorbu výkazov, t. j. údaje, výkazníctvo a v prípade potreby základ pre výpočet raz v klasickom vodopádovom projekte. Je dôležité, aby základná logika fungovala "end-to-end" a aby skúsenosti s vykazovaním raz dokonale fungovali od údajovej základne až po úroveň vyhodnotenia.
• Je v povahe veci, že príjemcovia správ robia s novými informáciami extrémne pokroky. Vznikajú tak nové otázky alebo informačné potreby, ktoré sa zvyčajne riešia ako požiadavky na zmenu systému vykazovania. Tieto zmeny a ďalšie požiadavky sa potom môžu implementovať v agilnejšom režime vývoja.

Presná koordinácia by mala prebiehať podľa vašich individuálnych potrieb.

Záver:

Systém BI nie je prachsprostou záležitosťou inteligentnej správy dát, ale tvorí základ úspechu na trhu a ďalšieho úspešného riadenia firmy.

Analýzou a prezentáciou údajov a ich vzájomných vzťahov vytvára základ pre rozhodovanie.

Preto je systém BI dôležitý pre všetky spoločnosti bez ohľadu na to, aké sú veľké alebo malé. Žiadny podnikateľ, žiadny konateľ by nemal viesť svoju spoločnosť bez Business Intelligence, pretože: Kto pozná budúcnosť, má náskok! Vzbudili sme váš záujem? Radi vám pomôžeme a ponúkame prvé záväzné úvodné stretnutie

V prípade ďalších otázok sme vám k dispozícii: