V dynamickom prostredí projektového riadenia, kde sú presnosť a predvídavosť prvoradé, je využívanie technológií kľúčové. Microsoft Power BI sa stal nástrojom, ktorý mení pravidlá hry. Power BI ponúka projektovým manažérom dynamickú platformu na zlepšenie ich rozhodovacích procesov.

V tomto komplexnom sprievodcovi sa budeme venovať tomu, ako môže Power BI posunúť jednotlivé fázy na vyššiu úroveň¹ riadenia projektov. Hovoríme o základných aspektoch výkonného panela riadenia projektov.

Fáza plánovania projektu

1. Definujte skutočný problém:

Predtým, ako sa pustíte do projektu, je dôležité presne určiť problém, ktorý sa snažíte vyriešiť. Power BI vám pri tom pomôže tým, že vám pomôže analyzovať historické údaje, identifikovať vzory a odhaliť základné problémy. Vizualizujte faktory úspešnosti a neúspešnosti minulých projektov, aby ste mohli prijímať informované rozhodnutia.

2. Identifikujte zainteresované strany:

Možnosti Power BI sa rozširujú aj na správu zainteresovaných strán. Vytvorte vizuály, ktoré zvýraznia rôzne funkcie alebo osoby, ktorých sa projekt týka. Pomocou interaktívnych organizačných schém prezentujte ich príspevky a očakávania. Takto zabezpečíme zosúladenie od začiatku.

3. Definujte ciele projektu:

Vytváranie jednoznačných a zvládnuteľných cieľov je výzvou. Očakávania a ciele zainteresovaných strán sa môžu meniť aj v rámci projektu. Flexibilita Power BI vám umožňuje prispôsobovať ciele podľa toho, ako zhromažďujete viac informácií. Môžete napríklad vytvoriť vizualizácie, ktoré aktualizujú ciele na základe údajov v reálnom čase.

4. Určenie rozsahu, zdrojov a hlavných úloh:

Vizualizujte rozsah a úlohy projektu, odhadnite časový harmonogram a náklady. Pomôže vám to zabezpečiť jasné pochopenie požiadaviek na zdroje. Pomocou aplikácie Power BI rozdeľte zložité činnosti pomocou štruktúry rozpisu prác (WBS).

5. Pripravte sa na kompromisy:

Power BI pomáha pri vytváraní rovnováhy medzi časom, nákladmi a kvalitou. Integrujte svoje údaje a vytvorte vizuály, ktoré ukážu, ako zmeny týchto premenných ovplyvňujú výsledky projektu. Táto transparentnosť uľahčuje informované rozhodovanie a zosúladenie záujmových skupín.

Fáza budovania projektu

6. Zostavte si tím:

Využite Power BI na posúdenie požadovaných zručností a vizualizáciu zloženia tímu. Pomocou vizualizácií identifikujte nedostatky v zručnostiach, naplánujte školenia a pripravte svoj tím na úspech.

7. Pridelenie plánu:

Vytvárajte vizuály, ktoré uľahčujú transparentnú komunikáciu v rámci tímu. Vizualizujte úlohy, potrebné zručnosti a individuálne zručnosti, čím zabezpečíte súdržnú tímovú dynamiku.

8. Vytvorenie harmonogramu:

Možnosti Power BI sa rozširujú na plánovanie projektov prostredníctvom Ganttových diagramov. Vytvorte vizuály, ktoré znázorňujú časový harmonogram, identifikujú kritické cesty a sú v súlade s pevnými termínmi. Udržujte realistický harmonogram v rámci obmedzení.

9. Usporiadajte úvodné stretnutie:

Väčšinu vizuálov Power BI je možné exportovať do aplikácie MS PowerPoint. Počas úvodného stretnutia použite vizuály Power BI na vysvetlenie plánu projektu, cieľov a časového rámca. Povzbuďte členov tímu, aby poskytli svoje príspevky, čím podporíte spoluprácu a spoločné porozumenie.

10. Vypracovanie rozpočtu:

Pomocou aplikácie Power BI vytvorte komplexný rozpočet. Vizualizujte náklady v jednotlivých kategóriách, získajte podnety od zainteresovaných strán a zachovajte flexibilitu v rámci rozpočtových obmedzení.

Fáza realizácie projektu

11. Monitorovanie a kontrola procesov a rozpočtu:

Nainštalujte si vizuály na monitorovanie projektov v Power BI, ako je napríklad naša matica rizík Power BI. Vizualizácia rizík spolu s postupom projektu umožňuje komplexný pohľad na potenciálne problémy. Tu je návod, ako na to:

Posúdenie vplyvu rizika a pravdepodobnosti: Matica rizík pre Power BI pomáha pri posudzovaní vplyvu a pravdepodobnosti každého rizika. Na vyjadrenie závažnosti rizík použite farebne označené bunky. To umožňuje rýchlu identifikáciu oblastí s vysokým vplyvom.

Sledovanie rozpočtu v reálnom čase: Kombinujte vizuálne zobrazenie sledovania rozpočtu s maticou rizík. Priraďte rozpočtové dôsledky ku každému identifikovanému riziku, čím získate komplexný prehľad o potenciálnych finančných dopadoch. S vývojom rizík sa vizualizácie rozpočtu aktualizujú v reálnom čase, čím sa zabezpečí presné finančné monitorovanie.

Prevŕtanie na podrobnú analýzu: Rozšírenie matice rizík pomocou funkcií prehlbovania. Hlbší ponor do konkrétneho rizika môže zahŕňať podrobnú analýzu, zobrazenie príslušných finančných dôsledkov a požadovaných stratégií zmierňovania.

12. Flexibilná reakcia na zmeny:

Možnosti Power BI v oblasti údajov v reálnom čase vám umožňujú pohotovo reagovať na zmeny. Vizualizujte údaje na identifikáciu potenciálnych problémov, čo umožňuje proaktívne rozhodovanie a korekcie.

13. Správa o pokroku:

Vytvárajte vizuály pre zainteresované strany s cieľom poskytovať pravidelné aktualizácie a správy o stave. Exportovanie vizuálov do programu PowerPoint vám uľahčí pravidelné stretnutia o stave. Power BI vám umožňuje prispôsobiť správy na základe preferencií zainteresovaných strán, čím sa posilňuje transparentnosť a dôvera.

14. Organizujte týždenné stretnutia tímu:

Použite Power BI na štruktúrovanie tímových stretnutí na základe kľúčových ukazovateľov. Vizualizujte údaje o výkonnosti, diskutujte o nesplnených cieľoch a oslavujte úspechy. Tento nástroj pomáha udržať zameranie na základné činnosti a udržuje tím v súlade.

15. Riadenie problémov:

Vizualizácie Power BI môžu pomôcť identifikovať a riadiť vznikajúce problémy. Sledujte tímovú dynamiku a projektové metriky, aby ste mohli riešiť problémy skôr, ako sa rozrastú. Matica rizík tu pomáha sledovať a riešiť riziká, aby sa zabránilo nepriaznivým výsledkom.

Fáza ukončenia projektu

16. Hodnotenie výkonnosti projektu:

Použite Power BI na porovnanie pokroku projektu s pôvodne definovaným rozsahom. Vizualizujte výkonnostné ukazovatele na začatie diskusií so zainteresovanými stranami o dokončení a úspešnosti projektu. Taktiež porovnajte metriky projektu s predchádzajúcimi úspechmi alebo neúspechmi projektu.

17. Uzavrite projekt:

Vizualizujte si kroky spojené s ukončením projektu. Power BI pomáha pri dokumentovaní a komunikácii procesov ukončovania projektov. Preto zabezpečujeme plynulý prechod výstupov.

Debrief

Integrujte Power BI do každej fázy projektu a vytvorte komplexný a dynamický informačný panel projektu. Nie každý vizuál je nevyhnutný, ale aplikácia Power BI vám pomôže mať prehľad o projekte v každej fáze. Poskytnite svojmu tímu užitočné poznatky, podporte spoluprácu a orientujte sa v zložitých podmienkach riadenia projektu. Úspech projektu už nie je len cieľom, s Power BI je to vizualizovaná cesta.

¹ Fázy projektu v tomto článku vychádzajú z nasledujúceho článku: Harvard Business Review. (2016, 3. novembra). Štyri fázy riadenia projektu.