V dinamičnem okolju vodenja projektov, kjer sta natančnost in predvidevanje najpomembnejša, je uporaba tehnologije ključnega pomena. Microsoft Power BI je spremenil pravila igre. Power BI ponuja vodjem projektov dinamično platformo za izboljšanje njihovih postopkov odločanja.

V tem izčrpnem vodniku bomo raziskali, kako lahko Power BI izboljša vsako fazo.¹ vodenja projektov. Govorimo o temeljnih vidikih zmogljive nadzorne plošče za vodenje projektov.

Faza načrtovanja projekta

1. Opredelite pravi problem:

Preden se lotite projekta, morate natančno opredeliti težavo, ki jo želite rešiti. Pri tem vam pomaga program Power BI, saj vam pomaga analizirati pretekle podatke, prepoznati vzorce in odkriti osnovne težave. Vizualizirajte dejavnike uspeha in neuspeha preteklih projektov, da boste lahko sprejemali utemeljene odločitve.

2. Opredelitev zainteresiranih strani:

Zmogljivosti orodja Power BI se razširijo na upravljanje deležnikov. Ustvarite vizualne prikaze, ki poudarjajo različne funkcije ali posameznike, na katere projekt vpliva. Uporabite interaktivne organizacijske diagrame, da predstavite njihove prispevke in pričakovanja. Tako zagotovimo usklajenost že od samega začetka.

3. Opredelitev ciljev projekta:

Oblikovanje jasnih in obvladljivih ciljev je izziv. Pričakovanja in cilji zainteresiranih strani se lahko med projektom tudi spremenijo. Prilagodljivost orodja Power BI vam omogoča prilagajanje ciljev, ko zberete več informacij. Ustvarite na primer vizualne prikaze, ki cilje posodabljajo na podlagi podatkov v realnem času.

4. Določite obseg, vire in glavne naloge:

Vizualizirajte obseg in naloge projekta, ocenite časovni razpored in stroške. To vam pomaga zagotoviti jasno razumevanje potreb po virih. Z orodjem Power BI razčlenite zapletene dejavnosti s strukturo razdelitve dela (Work Breakdown Structure - WBS).

5. Pripravite se na kompromise:

Power BI pomaga pri vzpostavljanju ravnovesja med časom, stroški in kakovostjo. Združite svoje podatke in ustvarite vizualne prikaze, ki prikazujejo, kako spremembe teh spremenljivk vplivajo na rezultate projekta. Ta preglednost olajša sprejemanje odločitev na podlagi informacij in usklajevanje interesnih skupin.

Faza vzpostavitve projekta

6. Sestavite svojo ekipo:

Z orodjem Power BI ocenite potrebna znanja in spretnosti ter vizualizirajte sestavo ekipe. S pomočjo vizualnih prikazov lahko ugotovite vrzeli v znanju in spretnostih, načrtujete usposabljanje in pripravite svojo ekipo na uspeh.

7. Naloge za načrtovanje:

Ustvarite vizualne podobe, ki olajšajo pregledno komunikacijo v ekipi. Vizualizirajte naloge, potrebna znanja in spretnosti ter nabor posameznih znanj in spretnosti ter tako zagotovite povezano dinamiko ekipe.

8. Ustvarite urnik:

Zmogljivosti orodja Power BI se razširijo na načrtovanje projektov s pomočjo Ganttovih diagramov. Razvijte vizualne prikaze, ki ponazarjajo časovni razpored, določajo kritične poti in se usklajujejo z določenimi roki. Ohranite realističen časovni razpored v okviru omejitev.

9. Organizirajte uvodni sestanek:

Večino prikazov Power BI je mogoče izvoziti v program MS PowerPoint. Na uvodnem sestanku uporabite vizualizacijo Power BI za razlago načrta, ciljev in časovnega okvira projekta. Člane ekipe spodbudite k prispevkom, s čimer boste spodbudili sodelovanje in skupno razumevanje.

10. Pripravite proračun:

Z orodjem Power BI ustvarite celovit proračun. Vizualizirajte stroške po kategorijah, pridobite podatke zainteresiranih strani in ohranite prožnost v okviru proračunskih omejitev.

Faza izvajanja projekta

11. Spremljanje in nadzor procesa in proračuna:

V Power BI namestite vizualne elemente za spremljanje projektov, kot je naša matrika tveganj Power BI. Vizualizacija tveganj poleg napredka projekta omogoča celosten pogled na morebitne izzive. Tukaj je opisano, kako:

Ocena učinka in verjetnosti tveganja: Matrika tveganj za Power BI pomaga pri ocenjevanju vpliva in verjetnosti vsakega tveganja. Uporabite barvno označene celice za predstavitev resnosti tveganj. To omogoča hitro prepoznavanje področij z velikim vplivom.

Spremljanje proračuna v realnem času: Združite vizualizacije za spremljanje proračuna z matriko tveganj. Vsakemu ugotovljenemu tveganju pripišite proračunske posledice in tako zagotovite celovit pregled morebitnih finančnih učinkov. Ko se tveganja razvijajo, se proračunski prikazi posodabljajo v realnem času, kar zagotavlja natančno finančno spremljanje.

Prevrtavanje za podrobno analizo: Napredovanje matrike tveganj s pomočjo funkcij za prebijanje. Poglobljeno raziskovanje določenega tveganja lahko vključuje podrobno analizo, prikaz ustreznih finančnih posledic in zahtevanih strategij za njihovo zmanjšanje.

12. Prilagodljiv odziv na spremembe:

Zmožnosti podatkov v realnem času, ki jih ponuja Power BI, vam omogočajo, da se takoj odzovete na spremembe. Z vizualizacijo podatkov lahko prepoznate morebitne težave, kar omogoča proaktivno sprejemanje odločitev in popravke.

13. Poročilo o napredku:

Ustvarjanje vizualnih prikazov za zainteresirane strani za zagotavljanje rednih posodobitev in poročil o stanju. Z izvozom vizualnih prikazov v PowerPoint bodo redni sestanki o stanju enostavni. Power BI omogoča prilagajanje poročil glede na želje deležnikov, kar spodbuja preglednost in zaupanje.

14. Organizirajte tedenske sestanke ekipe:

Uporabite orodje Power BI za strukturiranje sestankov skupine na podlagi ključnih kazalnikov. Vizualizirajte podatke o uspešnosti, razpravljajte o nedoseženih ciljih in praznujte uspehe. Orodje pomaga ohranjati osredotočenost na bistvene dejavnosti in ohranja usklajenost ekipe.

15. Upravljanje težav:

Vizuali Power BI lahko pomagajo pri prepoznavanju in obvladovanju nastajajočih težav. Spremljajte dinamiko ekipe in projektne metrike ter se lotite težav, še preden se povečajo. Matrika tveganj pomaga pri spremljanju in odpravljanju tveganj, da bi preprečili neželene posledice.

Faza zaključevanja projekta

16. Vrednotenje uspešnosti projekta:

Z orodjem Power BI primerjajte napredek projekta s prvotno opredeljenim obsegom. Vizualizirajte kazalnike uspešnosti in začnite razprave z zainteresiranimi stranmi o zaključku in uspehu projekta. Prav tako lahko primerjate metrike projekta s prejšnjimi uspešnimi ali neuspešnimi projekti.

17. Zaprite projekt:

Vizualizirajte korake, ki so potrebni za dokončanje projekta. Power BI pomaga pri dokumentiranju in sporočanju postopkov zaključevanja projektov. Tako zagotovimo nemoten prehod rezultatov.

Razprava

V vsako fazo projekta vključite program Power BI in ustvarite celovito in dinamično nadzorno ploščo projekta. Ni nujno, da je vsak vizualni prikaz obvezen, vendar vam bo uporaba orodja Power BI pomagala, da boste imeli pregled nad projektom v vsaki fazi. Opolnomočite svojo ekipo z uporabnimi vpogledi, spodbujajte sodelovanje in se orientirajte po zapletenosti projektnega vodenja. Uspeh projekta ni več le cilj, z orodjem Power BI je to vizualizirano potovanje.

¹ Faze projekta v tem članku temeljijo na naslednjem članku: Harvard Business Review. (2016, 3. november). Štiri faze projektnega vodenja.