Poslovna inteligenca za mala podjetja - kdaj je smiselna? - 2. DEL

Tisti, ki poznajo prihodnost, so v prednosti! V našem tridelnem članku preberite, zakaj je poslovna inteligenca še posebej pomembna za mala in srednje velika podjetja (MSP), kako zahteven je prvi korak, katere so bistvene prednosti in kako lahko učinkovito pristopite k celotni temi. Strokovnjak za kontroling in upravljanje MSP Andreas Malik ter strokovnjaka za poslovno obveščanje in ustanovitelja enega vodilnih ponudnikov vizualizacij podatkov in nadzornih plošč na področju Power BI in Qlik Sense, Stefan Preusler in Dominik Galsheimer, vas bodo s svojimi izkušnjami in strokovnim znanjem popeljali skozi te 3 zanimive dele serije člankov. V prvem delu si bomo ogledali, zakaj gredo poslovna inteligenca in mala in srednje velika podjetja dobro skupaj. Drugi del se ukvarja z jasnim prepoznavanjem prednosti in s tem iskanjem pravega trenutka za začetek. Tretji del vam nato predstavi pomembne prve korake za izvajanje in uvedbo

2. del: Iskanje pravega časa in prepoznavanje prednosti

V večini primerov ni enostavno določiti pravega trenutka za prehod na sistem BI. Priznati moramo, da je bilo celotno poročanje v Excelu zgrajeno z veliko truda pri natančnem delu s podrobnostmi in se nenehno prilagaja trenutnim potrebam. V nekaterih primerih prilagajanje izvaja več različnih ljudi, pripravnikov ali delavcev za določen čas, ki vnesejo ustrezno znanje programa Excel. Izkušnje so pokazale, da so naslednje izjave znak, da Excel dosega svoje meje:

Datoteke Excel so vedno večje in služijo kot podatkovna baza
Pogosto se zrušijo in postanejo zelo okorni
Običajno so na voljo le na lokalni ravni. Poročila se natisnejo ali pošljejo po pošti. "Resnica" obstaja v več strukturah map, poštnih nabiralnikih, fizičnih arhivskih omarah in predalih.
Spremembe zahtevajo vedno več truda in njihovo izvajanje traja dolgo.
Podatki se vse pogosteje ročno prenašajo iz ene datoteke Excel v drugo.
Vedno pogosteje se pojavljajo neskladnosti med poročili / dogodki poročanja in povečuje se napor pri preverjanju uradnih dogodkov poročanja in vrednotenja.
Poleg vodstva je vedno več notranjih prejemnikov poročil z individualnimi zahtevami po poročilih.
Če je poročanje decentralizirano, npr. na proizvodna ali prodajna področja, se pojavijo dodatne nedoslednosti in v nekaterih primerih se poroča o različnih podatkih.
Poleg notranjih deležnikov je vse več tudi zunanjih deležnikov, ki vztrajajo pri pravnih strukturah (taksonomijah), ki se običajno zelo razlikujejo od notranjih struktur.
Vse pogosteje se zahtevajo ad hoc analize podrobnosti. Podatkovne strukture se ne ujemajo, zato jih je treba obdelati in narediti primerljive z veliko truda.
Finančne podatke je treba vedno bolj pojasnjevati z operativnimi podatki, npr. z vplivom izdelkov, trga in mešanice strank, marže, odstopanj v proizvodnji itd.
Tabelarne strukture ne zadostujejo več za povzemajočo predstavitev medsebojnih povezav. Rezultat so "pokopališča številk".
Podatke in medsebojne odnose je treba vedno bolj pojasnjevati z več razsežnostmi, npr. izdelki, stranke, podružnice, regije, poslovne enote, proizvodni obrati itd.

Katere prednosti ponujajo rešitve BI?

Ko se podjetja vse pogosteje soočajo z zgoraj navedenimi izzivi, razmišljajo o uvedbi sistema BI. Prednosti sistema BI za MSP lahko povzamemo na naslednji način:

Enotno in celovito podatkovno podlago je mogoče uporabiti kadar koli (podlaga so finančni in nefinančni podatki).
V vseh poročilih se uporabljajo enotne in integrirane podatkovne strukture.
Standardizirane vizualizacije dajejo ustvarjalcem poročil možnost ustvarjanja in predstavljanja zapletenih razmerij na zelo učinkovit in integriran način.
Enotna distribucija informacij, ki so večinoma na voljo na spletu in v odzivni obliki na vseh napravah. Uporabniki lahko individualno pridobivajo in nadzorujejo potrebe po informacijah v odzivnem vmesniku, npr. s filtri ali poglobitvami ali nadaljnjim dostopom do drugih povezanih podatkov.

Zmanjša se zlasti povečan obseg ročnega dela pri ustvarjanju, popravljanju in preverjanju. Poleg tega so na voljo funkcije, ki omogočajo izjemno enostavno izpolnjevanje povečanih zahtev.

Osnovni cilj sistema BI ne sme biti v ospredju, to je podpora odločitvam in pridobivanje vpogleda v podatke. Sistem BI je koristen, če podjetje razbremeni ročnih dejavnosti. Dejavnosti ne le pri ustvarjanju vpogledov, temveč tudi pri interpretaciji in tudi pri izpeljavi odločitev. To je največkrat doseženo, če so prikazane korelacije ali odvisnosti, ki bi jih sicer morali narediti človeško razumevanje in možgani sami. Človeški možgani zlasti pri obdelavi velikega števila informacij dosežejo meje, ki jih pri tehničnem sistemu sprva ni.

V tretjem delu preberite, kako pravilno strukturirati temo BI in kakšni so lahko prvi konkretni koraki za vaše podjetje.

Za dodatna vprašanja smo vam na voljo: