Poslovna inteligenca za mala podjetja - kdaj je smiselna?

Tisti, ki poznajo prihodnost, so v prednosti! V našem tridelnem članku preberite, zakaj je poslovna inteligenca še posebej pomembna za mala in srednje velika podjetja (MSP), kako zahteven je prvi korak, katere so bistvene prednosti in kako lahko učinkovito pristopite k celotni temi. Strokovnjak za kontroling in upravljanje MSP Andreas Malik ter strokovnjaka za poslovno obveščanje in ustanovitelja enega vodilnih ponudnikov vizualizacij podatkov in nadzornih plošč na področju Power BI in Qlik Sense, Stefan Preusler in Dominik Galsheimer, vas bodo s svojimi izkušnjami in strokovnim znanjem popeljali skozi te 3 zanimive dele serije člankov. V prvem delu si bomo ogledali, zakaj gredo poslovna inteligenca in mala in srednje velika podjetja dobro skupaj. Drugi del se ukvarja z jasnim prepoznavanjem prednosti in s tem iskanjem pravega trenutka za začetek. Tretji del vam nato predstavi pomembne prve korake za izvajanje in uvedbo

1. del: Zakaj se BI in MSP dobro ujemajo

V času kriz, vojn in vse hitrejših sprememb v poslovnem okolju je za podjetja pomembno, da se odzovejo v zgodnji fazi.

Za obvladovanje teh izzivov je treba analizirati podatke o vseh poslovnih procesih, da bi jih smiselno povzeli in čim bolj skrajšali čas, potreben za pripravo informacij, pomembnih za odločanje. To nalogo opravlja tako imenovana poslovna inteligenca (BI). BI je skupen izraz za metode in postopke za sistematično analizo podatkov.

Še pred nekaj leti je bil BI rezerviran za velika podjetja. Zlasti zaradi visokih stroškov rešitev BI poslovna inteligenca ni bila zanimiva za srednje velika podjetja. Toda medtem je BI prišla tudi v mala in srednje velika podjetja (MSP). Toda kako so ta mala in srednje velika podjetja opredeljena?

Za večino zelo majhen podjetja (opredelitev EU <10 zaposlenih promet <2 milijona EUR na leto) podatkovni model je obvladljiv in je preslikan z MS-Excel. Pri tem izbrane osnovne vrednosti in ključni podatki pogosto zadostujejo za mesečno analizo odstopanj. Predstavitev je izvedena na eni strani DIN-A4 z izkazom poslovnega izida, bilanco stanja in podatki o likvidnosti. Poleg tega so predstavljene informacije o stanju naročil, produktivnosti (ali izkoriščenosti zmogljivosti) in splošnih tržnih dogodkih.

Na spletnem mestu mala podjetja (od 10 do 50 zaposlenih, prodaja od 2 do 10 milijonov EUR na leto) je sistem nadzora nekoliko obsežnejši. Poleg večjega števila ključnih podatkov in analiz odstopanj je običajno na voljo tudi predogled/prognoza.

V primeru srednje velika podjetja (od 50 do 250 zaposlenih, prodaja od 10 do 50 milijonov EUR na leto), se poleg podrobnih vrednosti, ključnih številk in analiz upoštevajo tudi informacije, pomembne za prihodnost. Pri tem je poudarek na uravnoteženi in jasni gostoti informacij.

Rešitve BI niso gotovi sistemi, temveč se nastavijo individualno za podjetje (prilagoditev). Zasnovana je ob upoštevanju ustreznih zahtev podjetja. Skrbno načrtovanje je ključnega pomena za koristi in praktičnost sistema BI.

Koncept BI ali "Katero analizo lahko stranka vidi v svoji pilotski kabini?"

• V prvem koraku je treba opredeliti cilj prihodnjega BI, ki je specifičen za podjetje. V ta namen mora podjetnik/kontrolor oblikovati, katere ključne podatke in ocene želi imeti na koncu.
• V naslednjem koraku se te zahteve izboljšajo in konkretizirajo. 3.
• Da bi pridobili ključne številke/informacije, je treba preveriti, kateri podatki so že na voljo in kateri so še potrebni. Pojasniti je treba vire podatkov.
• Sistem poročanja je zasnovan na podlagi predhodno opredeljenih ključnih podatkov in analiz.
• Povezovanje ustreznih podatkov iz različnih virov (vzpostavitev podatkovnega skladišča).
• Povezava podatkovne podlage z želenim sistemom poročanja.
• Rezultat: kokpit, prilagojen podjetju

Sistem BI v primerjavi z Excelom ali "Kdaj naj preidem z Excela na sistem BI?"

Z MS-Excelom lahko danes opravite številne analize in ustvarite manjše avtomatizacije (makra VBA). Prednosti so, da je na voljo v vsakem podjetju, da ga je mogoče hitro uvesti in da je tudi poceni.

• Kot zelo majhen podjetja, to običajno zadostuje. Pri tem je lahko smiselno s pomočjo strokovnjaka za kontroling ugotoviti, ali te ocene zadoščajo za uspešno vodenje podjetja.
• Kot majhno podjetje, ocenjevanja za vodstvo podjetja, ki temeljijo na programu Excel, hitro dosežejo svoje meje. Visoki ročni stroški so nagnjeni k napakam, dolgotrajni in enodimenzionalni. Na tej točki je smiselno preučiti prednosti BI. Najlažji način je, da se dogovorite za nezavezujoče svetovanje.
• Kot srednje veliko podjetje, je za uspešno poslovanje podjetja nujno imeti sistem BI. S sistemom, ki temelji zgolj na MS-Excel, zapravite veliko časa in denarja.

Drugi del serije člankov bo objavljen naslednji teden. V njem boste prebrali, zakaj je določitev pravega časa za uvedbo BI izziv in kako lahko to nalogo obvladate.

Za dodatna vprašanja smo vam na voljo: