Business Intelligence för småföretag - när är det meningsfullt?

De som känner till framtiden ligger steget före! Läs i vår artikel i tre delar om varför Business Intelligence är särskilt relevant för små och medelstora företag (SME), hur utmanande det första steget faktiskt är, men vad som också är viktiga fördelar och hur du kan närma dig hela ämnet på ett effektivt sätt. Andreas Malik, SME-expert för styrning och ledning, samt Stefan Preusler och Dominik Galsheimer, Business Intelligence-specialister och grundare av en av de ledande leverantörerna av datavisualiseringar och instrumentpaneler inom Power BI och Qlik Sense, kommer att guida dig genom dessa tre spännande delar av artikelserien med sina erfarenheter och expertkunskaper. I den första delen tittar vi på varför Business Intelligence och små och medelstora företag passar bra ihop. Den andra delen handlar om att tydligt identifiera fördelar och därmed hitta rätt tidpunkt för att starta det. Den tredje delen visar dig sedan viktiga första steg för implementering och införande

Del 1: Varför BI och små och medelstora företag passar bra ihop

I tider av kriser, krig och allt snabbare förändringar i omvärlden är det viktigt för företagen att reagera i ett tidigt skede.

För att klara dessa utmaningar är det nödvändigt att analysera data om alla affärsprocesser för att sammanfatta dem på ett meningsfullt sätt och för att hålla den tid som krävs för att ta fram beslutsrelevant information så låg som möjligt. Denna uppgift utförs av så kallad Business Intelligence (BI). BI är ett samlingsbegrepp för metoder och processer för systematisk analys av data.

Fram till för några år sedan var BI reserverat för stora företag. Särskilt med tanke på de höga kostnaderna för BI-lösningar var Business Intelligence inte intressant för medelstora företag. Men under tiden har BI även kommit till små och medelstora företag (SME). Men hur definieras dessa små och medelstora företag?

För de flesta mycket liten företag (EU-definition <10 anställda omsättning <2 miljoner euro per år) är datamodellen hanterbar och mappas med MS-Excel. Här räcker det ofta med utvalda basvärden och nyckeltal för månatlig avvikelseanalys. Presentationen görs på en DIN-A4-sida med resultaträkning, balansräkning och likviditetsdata. Dessutom presenteras information om orderläge, produktivitet (eller kapacitetsutnyttjande) och allmänna marknadshändelser.

I små företag (10 - 50 anställda, omsättning 2 - 10 miljoner euro per år) är styrsystemet något mer omfattande. Förutom fler nyckeltal och avvikelseanalyser finns oftast även en förhandsvisning/prognos.

När det gäller medelstora företag (50 - 250 anställda, omsättning 10 - 50 miljoner euro per år) beaktas förutom detaljerade värden, nyckeltal och analyser även information som är relevant för framtiden. Därmed ligger fokus på en balanserad och tydlig informationstäthet.

BI-lösningar är inte färdiga system utan sätts upp individuellt för företaget (customizing). Det utformas med hänsyn till företagets respektive krav. En omsorgsfull design är avgörande för fördelarna med och användbarheten av ett BI-system.

Begreppet BI eller "Vilken analys kan kunden se i sin cockpit?"

• I det första steget bör det företagsspecifika målet för det framtida BI definieras. För detta ändamål måste entreprenören/controllern formulera vilka nyckeltal och utvärderingar han vill ha i slutändan.
• I nästa steg förfinas och konkretiseras dessa krav. 3.
• För att få fram nyckeltal/information måste man undersöka vilka uppgifter som redan finns tillgängliga och vilka som fortfarande behövs. Datakällorna måste klargöras.
• Rapporteringssystemet utformas med utgångspunkt från de nyckeltal och analyser som tidigare definierats.
• Länka relevanta data från olika källor (skapa ett datalager).
• Koppling av dataunderlaget till det önskade rapporteringssystemet.
• Resultat: företagsspecifik cockpit

Ett BI-system kontra Excel, eller "När byter jag från Excel till ett BI-system?"

Med MS-Excel kan du idag göra många analyser och skapa små automatiseringar (VBA-makron). Fördelarna är att det finns i alla företag, kan implementeras snabbt och dessutom är billigt.

• Som mycket liten företagär detta vanligtvis tillräckligt. Här kan det vara meningsfullt att med hjälp av en controlling-expert avgöra om dessa utvärderingar är tillräckliga för att framgångsrikt leda företaget.
• Som litet företagExcel-baserade utvärderingar för företagsledning når snabbt sina gränser. De höga manuella kostnaderna är felbenägna, tidskrävande och endimensionella. I det här läget är det meningsfullt att titta närmare på fördelarna med BI. Det enklaste sättet är att ordna en icke-bindande konsultation.
• Som medelstort företagär det viktigt att ha ett BI-system för att kunna driva ett framgångsrikt företag. Med ett rent MS-Excel-baserat system slösar man bort mycket tid och pengar.

Del två av artikelserien kommer att publiceras nästa vecka. Här kan du läsa om varför det är en utmaning att bestämma rätt tidpunkt för att införa BI och hur du kan bemästra denna uppgift.

För ytterligare frågor står vi till ditt förfogande: