Business Intelligence för småföretag - När är det meningsfullt? - DEL 2

De som känner till framtiden ligger steget före! Läs i vår artikel i tre delar om varför Business Intelligence är särskilt relevant för små och medelstora företag (SME), hur utmanande det första steget faktiskt är, men vad som också är viktiga fördelar och hur du kan närma dig hela ämnet på ett effektivt sätt. Andreas Malik, SME-expert för styrning och ledning, samt Stefan Preusler och Dominik Galsheimer, Business Intelligence-specialister och grundare av en av de ledande leverantörerna av datavisualiseringar och instrumentpaneler inom Power BI och Qlik Sense, kommer att guida dig genom dessa tre spännande delar av artikelserien med sina erfarenheter och expertkunskaper. I den första delen tittar vi på varför Business Intelligence och små och medelstora företag passar bra ihop. Den andra delen handlar om att tydligt identifiera fördelar och därmed hitta rätt tidpunkt för att starta det. Den tredje delen visar dig sedan viktiga första steg för implementering och införande

Del 2: Att hitta rätt tidpunkt och se fördelarna

I de flesta fall är det inte lätt att avgöra när det är dags att byta till ett BI-system. Vi måste erkänna att den kompletta rapporteringen i Excel har byggts upp med mycket möda i ett noggrant detaljarbete och ständigt anpassas till de aktuella behoven. I vissa fall görs anpassningen av många olika personer, praktikanter eller inhyrd personal, som bidrar med lämplig Excel-kunskap. Erfarenheten har visat att följande påståenden är en indikation på att Excel håller på att nå sina gränser:

Excel-filer blir större och större och fungerar som en databas
De kraschar ofta och blir mycket besvärliga
De är vanligtvis endast tillgängliga lokalt. Rapporter skrivs ut eller skickas per post. "Sanningen" finns i flera olika mappstrukturer, brevlådor, fysiska arkivskåp och lådor
Förändringar kräver mer och mer arbete och tar lång tid att genomföra
Data överförs allt oftare manuellt från en Excel-fil till en annan
Inkonsekvenser mellan rapporter/rapporteringstillfällen förekommer allt oftare och kontrollarbetet för officiella rapporterings- och utvärderingstillfällen ökar
Förutom ledningen finns det allt fler interna rapportmottagare med individuella rapportkrav.
Om rapporteringen är decentraliserad, t.ex. till produkt- eller försäljningsområden, uppstår ytterligare inkonsekvenser och i vissa fall rapporteras olika uppgifter.
Förutom interna intressenter finns det också allt fler externa intressenter som insisterar på juridiska strukturer (taxonomier) som vanligtvis skiljer sig mycket från de interna strukturerna.
Ad hoc-analyser på detaljnivå efterfrågas allt oftare. Datastrukturer stämmer inte överens och måste bearbetas och göras jämförbara med mycket arbete
Finansiell data måste i allt högre grad förklaras med operativ data, t.ex. påverkan av produkt-, marknads- och kundmix, marginal, produktionsavvikelser etc.
Tabellstrukturer räcker inte längre till för att sammanfatta och presentera inbördes relationer. Resultatet blir "sifferkyrkogårdar".
Data och inbördes relationer måste i allt högre grad förklaras utifrån flera dimensioner, t.ex. produkter, kunder, branscher, regioner, affärsenheter, produktionsanläggningar etc.

Vilka fördelar erbjuder BI-lösningar?

När företag i allt högre grad konfronteras med de ovan nämnda utmaningarna överväger de att införa ett BI-system. Fördelarna med ett BI-system för små och medelstora företag kan sammanfattas enligt följande:

Enhetligt och omfattande dataunderlag kan användas när som helst (underlaget är finansiella och icke-finansiella data)
Enhetliga och integrerade datastrukturer används i alla rapporter
Standardiserade visualiseringar ger rapportskaparna möjlighet att skapa och presentera komplexa relationer på ett mycket effektivt och integrerat sätt
Enhetlig distribution av information, mestadels online och tillgänglig på alla enheter i en responsiv form. Användare kan individuellt hämta och kontrollera informationsbehov i ett reaktivt gränssnitt, t.ex. genom filter eller drill-downs eller ytterligare åtkomst till andra länkade data

Framför allt minskas det ökade manuella arbetet med att skapa, korrigera och verifiera. Dessutom erbjuds funktioner som gör det extremt enkelt att uppfylla de ökade kraven.

Det grundläggande målet med ett BI-system bör inte flyttas från fokus, vilket är att stödja beslut och få insikter från data. BI-systemet är till stor hjälp om det avlastar företaget från manuella aktiviteter. Aktiviteter som inte bara handlar om att skapa insikter, utan även om att tolka och härleda beslut. Detta uppnås oftast när korrelationer eller beroenden visas, vilket annars skulle behöva göras av den mänskliga förståelsen och hjärnan själv. Särskilt vid bearbetning av mycket information når den mänskliga hjärnan gränser, som inte finns till en början i ett tekniskt system.

Läs i den tredje delen om hur du strukturerar ämnet BI på rätt sätt och vilka de första konkreta stegen kan vara för ditt företag.

För ytterligare frågor står vi till ditt förfogande: