Business Intelligence för småföretag - När är det meningsfullt? - DEL 3

De som känner till framtiden ligger steget före! Läs i vår artikel i tre delar om varför Business Intelligence är särskilt relevant för små och medelstora företag (SME), hur utmanande det första steget faktiskt är, men vad som också är viktiga fördelar och hur du kan närma dig hela ämnet på ett effektivt sätt. Andreas Malik, SME-expert för styrning och ledning, samt Stefan Preusler och Dominik Galsheimer, Business Intelligence-specialister och grundare av en av de ledande leverantörerna av datavisualiseringar och instrumentpaneler inom Power BI och Qlik Sense, kommer att guida dig genom dessa tre spännande delar av artikelserien med sina erfarenheter och expertkunskaper. I den första delen tittar vi på varför Business Intelligence och små och medelstora företag passar bra ihop. Den andra delen handlar om att tydligt identifiera fördelar och därmed hitta rätt tidpunkt för att starta det. Den tredje delen visar dig sedan viktiga första steg för implementering och införande

Del 3: Förbereda de första stegen

Är inte ett BI-system bara till för stora företag?

Införandet av BI-system är inte längre ett tidskrävande och dyrt projekt som är reserverat för stora företag. Med de befintliga integrerade möjligheterna hos t.ex. Microsoft finns många funktioner redan i standardversionen. Branschspecifika mallar och rätt visualiseringar hjälper till att nå framgång mycket snabbt.

Till exempel kan Power BI-verktyget från Microsoft Suite användas mycket bra för att implementera alla väsentliga krav - och detta är vanligtvis integrerat i den befintliga licensmodellen. Ytterligare tjänster, t.ex. en fildelning (Sharepoint), kan enkelt integreras.

Vi hjälper till att tillämpa och implementera branschspecifika mätetal och datamodeller. Vår branschöverskridande erfarenhet ger dig en fördel som du inte har när du implementerar enskilda lösningar.

Förutom att skapa datagrunderna är utbildningen i den nya programvaran för såväl rapportskapare som mottagare mycket viktig och stöds också av oss.

Så vad händer nu?

När fördelar, nytta och mål har identifierats är det lämpligt att ge hela ämnet en struktur. En struktur som sedan också lämpar sig för en detaljerad kravspecifikation.

Börja med att besvara följande frågor för din egen del:

Vad frågor göra rapport mottagare vill lösa med en rapport, eller vilken information behöver de?
Vilka rapportmottagare som vill ta emot information och hur/ i vilken form ska denna information sammanställas?
Vilka är de viktigaste dimensioner för att styra ditt företageller viktiga dimensioner för att besvara frågan?
Var får jag tag på dessa uppgifter (datakällor) och vilka är de relevanta påverkanskontexterna?
Vilket rapporteringsprocesser måste jag tänka på för att få uppgifterna i rätt form (databehandling)?
Vilket rapporteringsverktyg bäst motsvarar mina behov?

Helst besvaras dessa frågor i en workshop med ditt team.

När frågorna har besvarats måste nästa konkreta steg planeras. Av erfarenhet kan vi säga att detta oftast måste skräddarsys mycket individuellt efter företagets ramvillkor. Bland annat spelar utgångsläget, personalens tillgänglighet och de tekniska förutsättningarna en stor roll här och måste bedömas korrekt. Följande checklista ger dock en bra överblick över möjliga första steg i små och medelstora företag:

Ämnet "rapportering" bör få ett gediget ansvar i företagssammanhang. Vanligtvis tar ekonomiteamen hand om rapporteringen för att säkerställa närheten till den finansiella hanteringen.
Se till att viktiga mottagare av rapporterna tidigt är med på tåget och inkludera dem i beslutsprocessen.
Det är vettigt att lösa denna uppgift i ett projekt, som är bemannat med lämplig kunskap.
Vissa färdigheter, t.ex. databaser eller rapportgenerering, kanske inte är direkt tillgängliga inom företaget och kan köpas externt.
Definiera den absolut nödvändiga omfattningen i det första steget. En liten omfattning, som täcker de viktigaste behoven, är säkrare och enklare att implementera i det första steget. Det ger dig också den projektframgång som krävs för att få alla intressenter med på tåget och gå vidare.
I princip rekommenderas att grunden för rapportskapandet, dvs. data-, rapporterings- och vid behov beräkningsbasen, upprättas en gång i ett klassiskt vattenfallsprojekt. Det är viktigt att den grundläggande logiken fungerar "end-to-end" och att rapporteringsupplevelsen fungerar perfekt från datagrunden till utvärderingsnivån.
Det ligger i sakens natur att rapportmottagarna gör extrema framsteg med den nya informationen. Detta skapar nya frågor eller informationsbehov, som vanligtvis hanteras som ändringskrav på rapporteringssystemet. Dessa ändringar och andra krav kan sedan implementeras i ett mer agilt utvecklingsläge.

En exakt passande samordning bör ske enligt dina individuella behov.

Slutsats:

Ett BI-system är inte en dammig fråga om intelligent datahantering, utan utgör grunden för att lyckas på marknaden och ytterligare framgångsrik företagsledning.

Den skapar underlag för beslutsfattande genom att analysera och presentera data och deras inbördes relationer.

Därför är ett BI-system viktigt för alla företag, oavsett hur stora eller små de är. Ingen entreprenör, ingen VD bör driva sitt företag utan Business Intelligence, för: Den som känner till framtiden ligger steget före! Har vi väckt ditt intresse? Vi hjälper dig gärna och erbjuder ett första möte utan förpliktelser

För ytterligare frågor står vi till ditt förfogande: