Hassasiyet ve öngörünün çok önemli olduğu proje yönetiminin dinamik ortamında, teknolojiden yararlanmak çok önemlidir. Microsoft Power BI oyunun kurallarını değiştiren bir araç olarak ortaya çıkmıştır. Power BI, proje yöneticilerine karar verme süreçlerini geliştirmeleri için dinamik bir platform sunuyor.

Bu kapsamlı kılavuzda, Power BI'ın her aşamayı nasıl geliştirebileceğini keşfedeceğiz¹ proje yönetimi. Güçlü bir proje yönetimi panosunun temel yönleri hakkında konuşuyoruz.

Proje Planlama Aşaması

1. Gerçek Sorunu Tanımlayın:

Projeye başlamadan önce, çözmeye çalıştığınız sorunu tam olarak belirlemek çok önemlidir. Power BI, geçmiş verileri analiz etmenize, kalıpları belirlemenize ve altta yatan sorunları ortaya çıkarmanıza yardımcı olarak bu konuda size yardımcı olur. Bilinçli kararlar almak için geçmiş projelerin başarı ve başarısızlık faktörlerini görselleştirin.

2. Paydaşları Belirleyin:

Power BI'ın yetenekleri paydaş yönetimine kadar uzanır. Projeden etkilenen çeşitli işlevleri veya bireyleri vurgulayan görseller oluşturun. Katkılarını ve beklentilerini sergilemek için etkileşimli organizasyon şemaları kullanın. Böylece en başından itibaren uyumu sağlıyoruz.

3. Proje Hedeflerini Tanımlayın:

Açık ve yönetilebilir hedefler oluşturmak zorlu bir iştir. Paydaş beklentileri ve hedefleri de proje içinde değişebilir. Power BI'ın esnekliği, daha fazla bilgi topladıkça hedefleri uyarlamanıza olanak tanır. Örneğin, gerçek zamanlı verilere dayalı olarak hedefleri güncelleyen görseller oluşturun.

4. Kapsamı, Kaynakları ve Başlıca Görevleri Belirleyin:

Projenin kapsamını ve görevlerini görselleştirin, zaman çizelgelerini ve maliyetleri tahmin edin. Bu, kaynak gereksinimlerini net bir şekilde anlamanıza yardımcı olur. Karmaşık faaliyetleri bir İş Dağılım Yapısı (WBS) ile parçalara ayırmak için Power BI kullanın.

5. Ödünleşimlere Hazır Olun:

Power BI zaman, maliyet ve kalite arasında bir denge kurulmasına yardımcı olur. Bu değişkenlerdeki değişimlerin proje sonuçlarını nasıl etkilediğini gösteren görseller oluşturmak için verilerinizi entegre edin. Bu şeffaflık, bilinçli karar vermeyi ve paydaşların uyumunu kolaylaştırır.

Proje Oluşturma Aşaması

6. Ekibinizi Kurun:

Gerekli becerileri değerlendirmek ve ekibin yapısını görselleştirmek için Power BI'dan yararlanın. Beceri eksikliklerini belirlemek, eğitim planlamak ve ekibinizi başarı için donatmak için görselleri kullanın.

7. Atamaları Planlayın:

Ekip içinde şeffaf iletişimi kolaylaştıran görseller oluşturun. Görevleri, gerekli becerileri ve bireysel beceri setlerini görselleştirerek uyumlu bir ekip dinamiği sağlayın.

8. Programı Oluşturun:

Power BI'ın yetenekleri Gantt grafikleri aracılığıyla proje planlamasına kadar uzanır. Zaman çizelgelerini gösteren, kritik yolları belirleyen ve sabit son tarihlerle uyumlu görseller geliştirin. Kısıtlamalar dahilinde gerçekçi bir program sürdürün.

9. Bir Başlangıç Toplantısı Düzenleyin:

Çoğu Power BI görseli MS PowerPoint'e aktarılabilir. Başlangıç toplantısı sırasında proje planını, hedeflerini ve zaman çerçevesini açıklamak için Power BI görsellerini kullanın. Ekip üyelerini girdi sağlamaya teşvik ederek işbirliğini ve ortak anlayışı teşvik edin.

10. Bir Bütçe Geliştirin:

Kapsamlı bir bütçe oluşturmak için Power BI kullanın. Kategorilerdeki maliyetleri görselleştirin, paydaşların görüşlerini alın ve bütçe sınırlamaları dahilinde esnekliği koruyun.

Proje Uygulama Aşaması

11. Süreci ve Bütçeyi İzleyin ve Kontrol Edin:

Power BI Risk Matrisimiz gibi Power BI'da proje izleme görselleri yükleyin. Riskleri proje ilerlemesiyle birlikte görselleştirmek, potansiyel zorlukların bütünsel bir görünümünü sağlar. İşte nasıl yapılacağı:

Risk Etkisi ve Olasılık Değerlendirmesi: Power BI için Risk Matrisi, her bir riskin etki ve olasılığını değerlendirmeye yardımcı olur. Risklerin ciddiyetini temsil etmek için renk kodlu hücreler kullanın. Bu, yüksek etkili alanların hızlı bir şekilde tanımlanmasını sağlar.

Gerçek Zamanlı Bütçe Takibi: Bütçe izleme görsellerini Risk Matrisi ile birleştirin. Belirlenen her bir riske bütçe sonuçları atayarak potansiyel finansal etkilere kapsamlı bir genel bakış sağlayın. Riskler geliştikçe, bütçe görselleriniz gerçek zamanlı olarak güncellenir ve doğru finansal izleme sağlar.

Detaylı Analiz için Drill-through: Risk Matrisini ayrıntılı inceleme işlevleriyle ilerletin. Belirli bir riske derinlemesine dalış, ayrıntılı bir analiz, ilgili finansal sonuçların görüntülenmesi ve gerekli azaltma stratejilerini içerebilir.

12. Değişikliklere Esnek Yanıt:

Power BI'ın gerçek zamanlı veri özellikleri, değişikliklere anında yanıt vermenizi sağlar. Olası sorunları belirlemek için verileri görselleştirerek proaktif karar alma ve rota düzeltme süreçlerine olanak tanıyın.

13. İlerleme Raporu:

Düzenli güncellemeler ve durum raporları sağlamak için paydaşlara yönelik görseller oluşturun. Görselleri PowerPoint'e aktarmak, düzenli durum toplantılarını kolaylaştıracaktır. Power BI, raporları paydaş tercihlerine göre özelleştirmenize olanak tanıyarak şeffaflığı ve güveni teşvik eder.

14. Haftalık Ekip Toplantıları Düzenleyin:

Ekip toplantılarını temel metrikler etrafında yapılandırmak için Power BI kullanın. Performans verilerini görselleştirin, kaçırılan hedefleri tartışın ve başarıları kutlayın. Bu araç, temel faaliyetlere odaklanmaya yardımcı olur ve ekibin uyumlu kalmasını sağlar.

15. Sorunları Yönetin:

Power BI görselleri, ortaya çıkan sorunların belirlenmesine ve yönetilmesine yardımcı olabilir. Sorunları büyümeden önce ele almak için ekip dinamiklerini ve proje metriklerini izleyin. Burada Risk Matrisi, olumsuz sonuçları önlemek için risklerin izlenmesine ve ele alınmasına yardımcı olur.

Proje Kapanış Aşaması

16. Proje Performansını Değerlendirin:

Proje ilerlemesini başlangıçta tanımlanan kapsamla karşılaştırmak için Power BI kullanın. Projenin tamamlanması ve başarısı konusunda paydaşlarla tartışmalar başlatmak için performans metriklerini görselleştirin. Ayrıca, proje metriklerini önceki proje başarıları veya başarısızlıklarıyla karşılaştırın.

17. Projeyi Kapatın:

Projenin tamamlanmasıyla ilgili adımları görselleştirin. Power BI, proje kapatma süreçlerinin belgelenmesine ve iletilmesine yardımcı olur. Böylece, çıktıların sorunsuz bir şekilde geçişini sağlıyoruz.

Bilgilendirme

Kapsamlı ve dinamik bir proje panosu oluşturmak için Power BI'ı her proje aşamasına entegre edin. Her görsel bir zorunluluk değildir, ancak Power BI'ı uygulamak her aşamada projenizin zirvesinde kalmanıza yardımcı olacaktır. Ekibinizi eyleme geçirilebilir içgörülerle güçlendirin, işbirliğini teşvik edin ve proje yönetiminin karmaşıklıklarının üstesinden gelin. Proje başarısı artık sadece bir hedef değil, Power BI ile görselleştirilmiş bir yolculuk.

¹ Bu makalede yer alan proje aşamaları aşağıdaki makaleye dayanmaktadır: Harvard Business Review. (2016, Kasım 3). Proje Yönetiminin Dört Aşaması.