У динамічному середовищі управління проектами, де точність і передбачення мають першорядне значення, використання технологій має вирішальне значення. Microsoft Power BI змінила правила гри. Power BI пропонує керівникам проектів динамічну платформу для вдосконалення процесів прийняття рішень.

У цьому вичерпному посібнику ми розглянемо, як Power BI може вирівняти кожну фазу¹ управління проектами. Ми говоримо про фундаментальні аспекти потужної інформаційної панелі управління проектами.

Етап планування проекту

1. Визначте реальну проблему:

Перш ніж зануритися в проект, дуже важливо точно визначити проблему, яку ви намагаєтеся вирішити. Power BI допомагає в цьому, допомагаючи вам аналізувати історичні дані, виявляти закономірності та розкривати основні проблеми. Візуалізуйте фактори успіху та невдач минулих проектів, щоб приймати обґрунтовані рішення.

2. Визначте зацікавлені сторони:

Можливості Power BI поширюються на управління зацікавленими сторонами. Створюйте візуальні ефекти, які підкреслюють різні функції або осіб, на яких впливає проект. Використовуйте інтерактивні організаційні діаграми, щоб продемонструвати їхній внесок і очікування. Таким чином, ми забезпечуємо узгодженість із самого початку.

3. Визначте цілі проекту:

Формулювання чітких і керованих цілей є складним завданням. Очікування та цілі зацікавлених сторін також можуть змінюватися протягом проекту. Гнучкість Power BI дозволяє адаптувати цілі в міру того, як ви збираєте більше інформації. Наприклад, створювати візуалізації, які оновлюють цілі на основі даних в реальному часі.

4. Визначте обсяг, ресурси та основні завдання:

Візуалізуйте обсяг і завдання проекту, оцініть терміни і витрати. Це допоможе вам забезпечити чітке розуміння потреб у ресурсах. Використовуйте Power BI для розбиття складних робіт за допомогою структури розбиття робіт (WBS).

5. Підготуйтеся до компромісів:

Power BI допомагає встановити баланс між часом, вартістю та якістю. Інтегруйте свої дані, щоб створити візуалізації, які показують, як зміни цих змінних впливають на результати проекту. Така прозорість сприяє прийняттю обґрунтованих рішень і узгодженню дій зацікавлених сторін.

Етап розгортання проекту

6. Збери свою команду:

Використовуйте Power BI для оцінки необхідних навичок і візуалізації складу команди. Використовуйте візуалізацію, щоб виявити прогалини в навичках, спланувати навчання та підготувати команду до успіху.

7. Планові завдання:

Створюйте візуальні матеріали, які полегшують прозору комунікацію в команді. Візуалізуйте завдання, необхідні навички та індивідуальні набори навичок, забезпечуючи згуртовану командну динаміку.

8. Створіть розклад:

Можливості Power BI поширюються на планування проектів за допомогою діаграм Ганта. Створюйте візуальні ефекти, які ілюструють часові рамки, визначають критичні шляхи та узгоджуються з фіксованими термінами. Дотримуйтесь реалістичного графіка в умовах обмежень.

9. Проведіть установчу зустріч:

Більшість візуальних елементів Power BI можна експортувати до MS PowerPoint. Під час стартової зустрічі використовуйте візуалізації Power BI, щоб пояснити план проекту, його цілі та часові рамки. Заохочуйте членів команди вносити свій вклад, сприяючи співпраці та спільному розумінню.

10. Розробити бюджет:

Використовуйте Power BI для створення комплексного бюджету. Візуалізуйте витрати за всіма категоріями, отримуйте інформацію від зацікавлених сторін і зберігайте гнучкість в рамках бюджетних обмежень.

Етап реалізації проекту

11. Моніторинг та контроль процесу та бюджету:

Інсталюйте в Power BI візуальні засоби для моніторингу проектів, як-от наша матриця ризиків Power BI. Візуалізація ризиків разом із прогресом проєкту дозволяє отримати цілісне уявлення про потенційні проблеми. Ось як це зробити:

Оцінка впливу та ймовірності ризиків: Матриця ризиків Power BI допомагає оцінити вплив і ймовірність кожного ризику. Використовуйте клітинки з кольоровим кодуванням, щоб відобразити серйозність ризиків. Це дає змогу швидко визначити зони з високим рівнем впливу.

Відстеження бюджету в режимі реального часу: Поєднайте візуальні засоби відстеження бюджету з матрицею ризиків. Призначайте бюджетні наслідки для кожного виявленого ризику, забезпечуючи комплексний огляд потенційних фінансових наслідків. У міру розвитку ризиків візуалізація бюджету оновлюється в режимі реального часу, забезпечуючи точний фінансовий моніторинг.

Поглиблення для детального аналізу: Поглиблюйте матрицю ризиків за допомогою функціональних можливостей. Глибоке занурення в конкретний ризик може включати детальний аналіз з відображенням відповідних фінансових наслідків і необхідних стратегій пом'якшення.

12. Гнучке реагування на зміни:

Функції Power BI для роботи з даними в режимі реального часу дають змогу оперативно реагувати на зміни. Візуалізуйте дані, щоб виявити потенційні проблеми, уможливлюючи проактивне прийняття рішень і коригування курсу.

13. Доповісти про прогрес:

Створюйте візуальні матеріали для стейкхолдерів, щоб надавати регулярні оновлення та звіти про стан справ. Експортуючи візуальні дані до PowerPoint, ви зможете легко проводити регулярні наради щодо стану справ. Power BI дозволяє налаштовувати звіти відповідно до вподобань зацікавлених сторін, сприяючи прозорості та довірі.

14. Проводьте щотижневі зустрічі команди:

Використовуйте Power BI, щоб структурувати зустрічі команди навколо ключових показників. Візуалізуйте дані про ефективність, обговорюйте недосягнуті цілі та святкуйте успіхи. Інструмент допомагає зосередитися на найважливіших видах діяльності та згуртовує команду.

15. Керування проблемами:

Візуалізації Power BI можуть допомогти виявити проблеми, що виникають, і керувати ними. Відстежуйте динаміку команди та показники проекту, щоб вирішувати проблеми до того, як вони загостряться. Матриця ризиків допомагає відстежувати і вирішувати ризики, щоб запобігти несприятливим результатам.

Етап закриття проекту

16. Оцініть ефективність проекту:

Використовуйте Power BI для порівняння прогресу проекту з початково визначеним обсягом. Візуалізуйте показники ефективності, щоб ініціювати обговорення із зацікавленими сторонами завершення та успіху проекту. Крім того, порівнюйте показники проекту з попередніми успіхами і невдачами.

17. Закрийте проект:

Візуалізуйте кроки, пов'язані із завершенням проекту. Power BI допомагає документувати та повідомляти про процеси закриття проектів. Таким чином, ми забезпечуємо плавну передачу результатів.

Доповідайте.

Інтегруйте Power BI в кожну фазу проекту, щоб створити всеосяжну і динамічну інформаційну панель проекту. Не всі візуальні засоби є обов'язковими, але застосування Power BI допоможе вам залишатися на вершині проекту на кожному етапі. Надайте своїй команді дієві ідеї, сприяйте співпраці та орієнтуйтеся в складнощах управління проектами. Успіх проекту більше не є просто метою, з Power BI це візуалізована подорож.

¹ Етапи проекту в цій статті базуються на наступній статті: Harvard Business Review. (2016, 3 листопада). Чотири фази управління проектами.