Бізнес-аналітика для малого бізнесу - коли це має сенс? - ЧАСТИНА 2

Той, хто знає майбутнє - попереду! У нашій статті з 3 частин ви дізнаєтеся, чому бізнес-аналітика особливо актуальна для малих і середніх підприємств (МСП), наскільки складним є перший крок, але які переваги є суттєвими, і як можна ефективно підійти до цієї теми в цілому. Експерт з контролю та управління МСП Андреас Малік, а також фахівці з бізнес-аналітики та засновники одного з провідних постачальників візуалізації даних і дашбордів в області Power BI і Qlik Sense, Стефан Преуслер і Домінік Гальшаймер, проведуть вас через ці 3 захоплюючі частини серії статей, поділившись своїм досвідом і експертними знаннями. У першій частині ми розглянемо, чому бізнес-аналітика та малий і середній бізнес добре поєднуються. У другій частині йдеться про те, як чітко визначити переваги і, таким чином, знайти правильний момент для початку роботи. У третій частині ми покажемо вам важливі перші кроки для реалізації та впровадження

Частина 2: Як знайти правильний час і розпізнати переваги

У більшості випадків непросто визначити правильний момент для переходу на BI-систему. Треба визнати, що повна звітність в Excel була створена з великими зусиллями в результаті кропіткої детальної роботи і постійно адаптується до поточних потреб. У деяких випадках адаптацією займаються різні люди, стажери або тимчасові працівники, які приносять з собою відповідні знання з Excel. Досвід показує, що наведені нижче твердження є ознакою того, що Excel досягає своїх меж:

• Файли Excel стають все більшими і більшими і служать базою даних
• Вони часто ламаються і стають дуже громіздкими
• Зазвичай вони доступні лише на місцевому рівні. Звіти роздруковуються або надсилаються поштою. "Правда" існує в різних структурах папок, поштових скриньках, фізичних шафах і ящиках
• Зміни вимагають все більше зусиль і займають багато часу для впровадження
• Дані все частіше переносяться вручну з одного файлу Excel в інший
• Невідповідності між звітами/подіями звітності трапляються все частіше, а зусилля з перевірки офіційної звітності та оціночних заходів зростають
• Окрім керівництва, з'являється все більше внутрішніх одержувачів звітів з індивідуальними вимогами до звітності.
• Якщо звітність децентралізована, наприклад, за продуктами чи відділами продажів, виникають додаткові неузгодженості, а в деяких випадках з'являються різні дані.
• Окрім внутрішніх стейкхолдерів, з'являється все більше зовнішніх зацікавлених сторін, які наполягають на правових структурах (таксономіях), що зазвичай дуже відрізняються від внутрішніх структур.
• Дедалі частіше виникають запити на проведення спеціального аналізу деталей. Структури даних не збігаються, і їх доводиться обробляти і робити порівнянними з великими зусиллями
• Фінансові дані все частіше повинні пояснюватися операційними даними, наприклад, вплив продукту, ринку та клієнтського складу, маржі, відхилень у виробництві тощо.
• Табличні структури більше не є достатніми для узагальнюючого представлення взаємозв'язків. Результатом є "кладовища чисел".
• Дані та взаємозв'язки все частіше потрібно пояснювати за кількома вимірами, наприклад, продуктами, клієнтами, філіями, регіонами, бізнес-одиницями, виробничими майданчиками тощо.

Які переваги дають BI-рішення?

Коли компанії все частіше стикаються з вищезазначеними проблемами, вони розглядають можливість впровадження BI-системи. Переваги BI-системи для МСП можна підсумувати наступним чином:

• Єдина та всеохоплююча база даних може бути використана в будь-який час (основою є фінансові та нефінансові дані)
• У всіх звітах використовуються уніфіковані та інтегровані структури даних
• Стандартизовані візуалізації дають творцям звітів можливість створювати та представляти складні взаємозв'язки дуже ефективно та інтегровано
• Рівномірний розподіл інформації, переважно онлайн і доступний на всіх пристроях в адаптивній формі. Користувачі можуть індивідуально отримувати та контролювати інформаційні потреби в реактивному інтерфейсі, наприклад, за допомогою фільтрів, деталізації або подальшого доступу до інших пов'язаних даних.

Зокрема, зменшуються ручні зусилля на створення, корекцію та перевірку. Крім того, пропонуються функції, які надзвичайно спрощують виконання підвищених вимог.

Основна мета BI-системи не повинна виходити з фокусу уваги - підтримка прийняття рішень та отримання інсайтів з даних. BI-система корисна, якщо вона звільняє компанію від ручної роботи. Діяльності не лише у створенні інсайтів, але й в інтерпретації, а також у виведенні рішень. Це здебільшого досягається, коли показуються кореляції або залежності, які інакше довелося б робити самому людському розуму і мозку. Особливо при обробці великої кількості інформації людський мозок досягає меж, які спочатку не існують у технічній системі.

Читайте в третій частині, як правильно структурувати тему BI і якими можуть бути перші конкретні кроки для вашої компанії.

Якщо у вас виникнуть додаткові запитання, ми залишаємось у вашому розпорядженні: