Business Intelligence for small businesses - When does it make sense?

Той, хто знає майбутнє - попереду! У нашій статті з 3 частин ви дізнаєтеся, чому бізнес-аналітика особливо актуальна для малих і середніх підприємств (МСП), наскільки складним є перший крок, але які переваги є суттєвими, і як можна ефективно підійти до цієї теми в цілому. Експерт з контролю та управління МСП Андреас Малік, а також фахівці з бізнес-аналітики та засновники одного з провідних постачальників візуалізації даних і дашбордів в області Power BI і Qlik Sense, Стефан Преуслер і Домінік Гальшаймер, проведуть вас через ці 3 захоплюючі частини серії статей, поділившись своїм досвідом і експертними знаннями. У першій частині ми розглянемо, чому бізнес-аналітика та малий і середній бізнес добре поєднуються. У другій частині йдеться про те, як чітко визначити переваги і, таким чином, знайти правильний момент для початку роботи. У третій частині ми покажемо вам важливі перші кроки для реалізації та впровадження

Частина 1: Чому бізнес-аналітика та МСП добре поєднуються

У часи криз, війни та все більш швидких змін у бізнес-середовищі компаніям важливо реагувати на них на ранній стадії.

Для того, щоб впоратися з цими викликами, необхідно аналізувати дані про всі бізнес-процеси, щоб узагальнити їх у змістовний спосіб і звести до мінімуму час, необхідний для підготовки релевантної для прийняття рішень інформації. Це завдання виконує так звана бізнес-аналітика (Business Intelligence, BI). BI - це збірний термін для позначення методів і процесів систематичного аналізу даних.

Ще кілька років тому BI була зарезервована для великих компаній. Особливо з огляду на високу вартість BI-рішень, бізнес-аналітика не була цікавою для середнього бізнесу. Але з часом BI прийшла і до малих та середніх підприємств (МСП). Але як визначаються ці малі та середні підприємства?

Для більшості дуже маленький підприємства (визначення ЄС <10 працівників, оборот <2 млн євро на рік) модель даних є керованою і відображається за допомогою MS-Excel. Тут вибраних базових значень і ключових цифр часто достатньо для щомісячного аналізу відхилень. Презентація здійснюється на одній сторінці формату DIN-A4 зі звітом про прибутки/збитки, балансом і даними про ліквідність. Крім того, подається інформація про ситуацію із замовленнями, продуктивність (або завантаження потужностей) та загальні ринкові події.

У малі компанії (10 - 50 працівників, продажі від 2 до 10 мільйонів євро на рік), система контролінгу є дещо ширшою. На додаток до більшої кількості ключових показників та аналізу відхилень, як правило, є також попередній перегляд/прогноз.

У випадку з середні компанії (50 - 250 працівників, продажі від 10 до 50 мільйонів євро на рік), окрім детальних значень, ключових цифр та аналітичних даних, враховується також інформація, що стосується майбутнього. При цьому основна увага приділяється збалансованій та зрозумілій інформаційній щільності.

BI-рішення - це не готові системи, вони налаштовуються індивідуально під компанію (кастомізація). Вони розробляються з урахуванням відповідних вимог компанії. Ретельне проектування має вирішальне значення для переваг і практичності BI-системи.

Концепція BI або "Який аналіз може побачити клієнт у своїй кабіні?"

На першому етапі слід визначити конкретну мету майбутньої системи бізнес-аналітики. Для цього підприємець/керівник повинен сформулювати, які ключові показники та оцінки він хоче отримати в результаті.
На наступному етапі ці вимоги уточнюються і конкретизуються. 3.
Для того, щоб отримати ключові цифри/інформацію, необхідно з'ясувати, які дані вже є в наявності, а які ще потрібні. Необхідно уточнити джерела даних.
Система звітності розроблена на основі попередньо визначених ключових показників та аналізів.
Зв'яжіть відповідні дані з різних джерел (створення сховища даних).
Зв'язок бази даних з бажаною системою звітності.
Результат: індивідуальний кокпіт для компанії

BI-система проти Excel, або "Коли переходити з Excel на BI-систему?"

За допомогою MS-Excel сьогодні можна робити багато аналізів і створювати невеликі автоматизації (макроси VBA). Перевагами є те, що він доступний у кожній компанії, може бути швидко впроваджений і коштує дешево.

В якості дуже маленький підприємствазазвичай цього достатньо. Тут може мати сенс визначити за допомогою експерта з контролінгу, чи достатньо цих оцінок для успішного управління компанією.
В якості невелика компаніяОцінки на основі Excel для корпоративного управління швидко вичерпують свої можливості. Високі витрати на ручну роботу пов'язані з помилками, забирають багато часу та є одновимірними. На цьому етапі має сенс звернути увагу на переваги бізнес-аналітики. Найпростіший спосіб - організувати необов'язкову консультацію.
В якості середня компаніяДля успішного ведення бізнесу важливо мати BI-систему. Використовуючи систему, що базується виключно на MS-Excel, ви витрачаєте багато часу та грошей.

Друга частина цієї серії статей буде опублікована наступного тижня. Тут ви зможете прочитати про те, чому визначення правильного часу для впровадження BI є складним завданням і як ви можете впоратися з цим завданням.

Якщо у вас виникнуть додаткові запитання, ми залишаємось у вашому розпорядженні: