在项目管理的动态环境中，精确性和前瞻性至关重要，因此利用技术至关重要。Microsoft Power BI 的出现改变了游戏规则。Power BI 为项目经理提供了一个动态平台，以加强他们的决策过程。

在本综合指南中，我们将探讨 Power BI 如何提升每个阶段的水平¹ 的项目管理。我们将讨论功能强大的项目管理仪表板的基本方面。

项目规划阶段

1. 确定真正的问题：

在深入研究项目之前，关键是要明确您要解决的问题。Power BI 可以帮助您分析历史数据、识别模式并发现潜在问题。可视化过去项目的成功和失败因素，从而做出明智的决策。

2. 确定利益相关者：

Power BI 的功能还包括利益相关者管理。创建可视化图表，突出显示受项目影响的各种职能或个人。使用交互式组织结构图来展示他们的贡献和期望。这样，我们就能确保从一开始就保持一致。

3. 确定项目目标：

制定明确且易于管理的目标是一项挑战。利益相关者的期望和目标也可能在项目中发生变化。Power BI 的灵活性可让您在收集更多信息时调整目标。例如，根据实时数据创建可更新目标的视觉效果。

4. 确定范围、资源和主要任务：

可视化项目范围和任务，估算时间和成本。这有助于确保您清楚了解资源需求。使用 Power BI 利用工作分解结构 (WBS) 分解复杂的活动。

5. 做好取舍的准备：

Power BI 有助于在时间、成本和质量之间建立平衡。整合数据以创建可视化效果，显示这些变量的变化如何影响项目成果。这种透明度有助于做出明智的决策并与利益相关者保持一致。

项目建设阶段

6. 组建你的团队

利用 Power BI 评估所需技能并可视化团队构成。使用可视化工具找出技能差距，制定培训计划，为团队的成功做好准备。

7. 计划任务：

创建便于团队内部透明沟通的视觉效果。可视化任务、所需技能和个人技能组合，确保团队充满凝聚力。

8. 创建时间表：

Power BI 的功能通过甘特图扩展到项目安排。开发可视化图表，说明时间轴，确定关键路径，并与固定截止日期保持一致。在限制条件下保持切合实际的进度表。

9. 召开启动会议：

大多数 Power BI 视觉效果都可以导出到 MS PowerPoint。在启动会议上，使用 Power BI 视觉效果来解释项目计划、目标和时间框架。鼓励团队成员提供意见，促进协作和共同理解。

10. 编制预算：

使用 Power BI 创建全面预算。可视化各类成本，征求利益相关者的意见，并在预算限制范围内保持灵活性。

项目实施阶段

11. 监控流程和预算：

在 Power BI 中安装项目监控可视化工具，如 Power BI 风险矩阵。将风险与项目进度一起可视化，可以全面了解潜在的挑战。具体方法如下：

风险影响和概率评估： Power BI 的风险矩阵有助于评估每种风险的影响和概率。使用彩色编码单元格表示风险的严重程度。这样可以快速识别高影响领域。

实时预算跟踪： 将预算跟踪视觉效果与风险矩阵相结合。为每个已识别的风险分配预算影响，全面概述潜在的财务影响。随着风险的变化，您的预算视觉效果也会实时更新，确保准确的财务监控。

通过钻孔进行详细分析： 通过深入研究功能推进风险矩阵。深入研究特定风险可包括详细分析、显示相关财务影响和所需的缓解策略。

12. 灵活应对变化：

Power BI 的实时数据功能使您能够迅速应对变化。将数据可视化以发现潜在问题，从而实现积极主动的决策和路线修正。

13. 报告进展情况：

为利益相关者创建视觉效果，定期提供更新和状态报告。将视觉效果导出到 PowerPoint 将使定期状态会议变得轻而易举。Power BI 可让您根据利益相关者的偏好定制报告，从而提高透明度和信任度。

14. 每周召开团队会议：

使用 Power BI 围绕关键指标组织团队会议。可视化绩效数据、讨论未达到的目标并庆祝成功。该工具有助于保持对重要活动的关注，并使团队保持一致。

15. 管理问题：

Power BI 视觉效果可帮助识别和管理新出现的问题。观察团队动态和项目指标，在问题升级之前加以解决。在这里，风险矩阵有助于跟踪和应对风险，防止出现不利结果。

项目收尾阶段

16. 评估项目绩效：

使用 Power BI 将项目进度与最初定义的范围进行比较。将绩效指标可视化，以便与利益相关者就项目的完成和成功展开讨论。此外，还可将项目指标与以前的项目成功或失败案例进行比较。

17. 关闭项目：

可视化项目收尾步骤。Power BI 有助于记录和交流项目收尾流程。因此，我们可以确保交付成果的顺利过渡。

情况汇报

将 Power BI 集成到项目的每个阶段，创建一个全面、动态的项目仪表板。并非每一个可视化都是必须的，但应用 Power BI 将帮助您在每个阶段都掌握项目的最新情况。用可操作的洞察力增强团队能力，促进协作，驾驭复杂的项目管理。项目成功不再只是一个目标，有了 Power BI，它将成为一个可视化的旅程。

¹ 本文中的项目阶段基于以下文章： 哈佛商业评论》。(2016年11月3日）。 项目管理的四个阶段.